Activités et qualités des assistant(e)s de manageurs
Au cours des dernières décennies, le métier de secrétaire a progressivement été remplacé par celui d’assistant(e) sous l’effet conjugué d’une nécessaire polyvalence (ouverture à l’international, nouvelles technologies…) et d’une prise en charge de tâches de secrétariat par la plupart des manageurs eux-mêmes, en particulier depuis l’avènement de la bureautique. Il ne s'agit donc pas d'un simple effet de vocabulaire comparable à la transformation des caissières en hôtesses de caisse.
Parallèlement à cette polyvalence au quotidien, on assiste paradoxalement à une spécialisation du métier : assistant de direction, ressources humaines, juridique, etc. Par ailleurs, non seulement il existe une grande variété de domaines d’activité mais les statuts sont eux aussi disparates, les degrés de délégation étant très variables (certains assistants sont d’ailleurs eux-mêmes supérieurs hiérarchiques de secrétaires). Il est également courant qu’une seule personne assiste plusieurs manageurs. Bref, on s’éloigne heureusement de l’époque où la secrétaire devait faire le café de son patron.
Les activités
On distingue deux « familles » de tâches. Les activités de soutien qui permettent au manageur d’être plus efficace, une partie de sa mission étant facilitée par l’assistant. C’est le cœur du métier d’assistanat. Les activités déléguées dépendent davantage de la spécialisation puisqu’il s’agit d’une partie du travail que le manageur ou que d’autres services devraient normalement assumer. La délégation d’activités est plus habituelle dans les petites structures que dans les sociétés de grande taille. Ci-dessous, les types d’activités sont présentés selon la structure de l'ancien programme du BTS Assistant Manager (matières « technologiques »).
Les activités de soutien concernent les missions de communication (interne et externe), d’information, d’aide à la décision et d’organisation.
1- Les missions de communication
Il s’agit d’abord des traditionnelles tâches de secrétariat, notamment de communication écrite : notes, lettres, e-mails, etc. Elles exigent de bonnes connaissances en orthographe, syntaxe, typographie et mise en page.
Les activités d’accueil (au sens large) font également partie du quotidien : accueil d’un visiteur, accueil téléphonique, filtrage des demandes, émission d’appels téléphoniques, accueil d’un nouveau collaborateur…
Parfois, l’assistant peut être amené à négocier (des prix, des réservations de salle…), éventuellement en langue étrangère.
La préparation des réunions et téléconférences est une autre mission habituelle des assistants. Leur animation est un peu moins courante car elle incombe la plupart du temps au manageur. Si un assistant est secrétaire de réunion, il devra rédiger le compte rendu.
Ces différentes activités nécessitent la maîtrise de techniques qui ne vont pas toujours de soi : prise de notes, écoute active, exposés oraux, argumentation…
Des compétences sociales sont appréciées : prévenir ou régler des conflits, s’occuper du réseau relationnel du manageur, favoriser les échanges informels, animer un travail collaboratif, etc.
2– Le soutien à l’information
La recherche d’informations constitue une activité courante des assistants. Les supports sont variés : documents papier, bases de données, questionnaires… Un système de veille peut d’ailleurs être mis en place.
La production d’informations nécessite quant à elle la modélisation de documents, l’élaboration de dossiers documentaires, des revues de presse et parfois la réalisation de documents comptables (bilan, compte de résultat…).
Autre volet des activités de soutien, la gestion de l’information, c’est-à-dire les travaux d’archivage, en particulier de documents informatiques.
Enfin, l’assistant peut s’occuper des circuits d’information (revoir les processus, participer à leur évolution et à leur sécurité).
3– L’aide à la décision
Ces missions ne sont habituelles que pour certains postes d’assistants.
Les missions de gestion entrent dans ce cadre, en particulier l’élaboration du budget. La détermination d’un seuil de rentabilité est en revanche moins fréquente.
En l’absence de chargé d’études, la réalisation de tableaux de bord est confiée à l’assistant.
Les techniques de planification peuvent aussi être employées à l’occasion.
4– L’organisation de l’action
Contrairement aux deux types précédents, ces activités sont très présentes au quotidien, en particulier celles de tenir l’agenda du ou des manageur(s) ou d’organiser des déplacements.
Le poste d’assistant est privilégié pour engager des actions d’amélioration de l’organisation (élaboration et modifications des procédures, coordination des activités…).
Bien souvent, l’assistant fournit une assistance informatique. En bureautique, c’est même souvent la personne à qui l’on s’adresse en priorité. Il est plus pratique que de s'adresser à une personne du même service que de chercher un informaticien !
5– Les activités déléguées
Elles sont évidemment d’une grande diversité : recrutement, organisation de la formation suivie de l'évaluation de son efficacité, gestion des absences et du temps de travail, information sociale, mise à jour des données du personnel, gestion des fournitures (pouvant nécessiter des techniques de gestion des stocks), aménagement des espaces de travail, organisation d’évènements et bien sûr les activités qui sont l’objet-même de l’entité (par exemple, l’assistant qui travaille dans une agence immobilière peut à l’occasion faire visiter un appartement à un client).
Les qualités requises
Au-delà des compétences techniques, les fonctions d’assistanat réclament des aptitudes intellectuelles et des qualités morales.
Les offres d’emploi font souvent état de certaines d’entre elles, en particulier la discrétion, la réactivité, l’autonomie, etc.
Les qualités de communication sont primordiales (diplomatie, empathie, sourire, apparence adaptée…) mais les tâches d’organisation étant souvent celles qui sont citées en premier par les assistants eux-mêmes, il est indispensable d’être rigoureux.
Comme les urgences sont loin d’être rares, il convient aussi de mentionner l’anticipation, la rapidité et la réactivité. Pour être efficace, la rapidité doit s’accompagner d’une excellente maîtrise des outils informatiques.
Autre qualité appréciée, la disponibilité. En effet, les horaires des manageurs sont parfois… étendus !
L’adaptabilité est elle aussi importante, tant vis-à-vis des techniques que des procédures ou des personnalités. Non seulement il faut savoir évoluer au rythme de nouvelles pratiques et des nouvelles technologies (c’est le cas pour toutes les professions) mais au cours d’une carrière il faut parfois s’habituer à des styles de management pour le moins... contrastés. La relation entre assistant et manageur est en effet souvent plus étroite que les autres relations professionnelles et elle demande un effort particulier d'adaptation.
La liste des qualités requises n’est bien sûr pas exhaustive !
Pour finir, un site consacré à la profession : http://www.top-assistante.com/
