Généralités sur les relations assistant / manageur
Parmi les relations qui font vivre une organisation, celles qui lient les manageurs à leurs assistant(e)s sont toujours un peu particulières. Certaines ne durent pas. « Incompatibilité d’humeur ! ». En revanche, d'autres résistent au temps et au stress. Celles qui montrent la meilleure efficacité sont fondées sur le respect mutuel, ce qui suppose de part et d’autre quelques prédispositions, y compris une bonne capacité d’adaptation, et parfois des efforts.
Nous nous placerons implicitement dans la relation classique d’un manageur et d’un assistant mais il est courant qu’une seule personne assiste plusieurs cadres ou qu’un directeur ait plusieurs assistants. Ces situations ne bouleversent pas l’analyse.
Subordination et autorité
D’abord, la relation est un lien de subordination. C’est l’un des éléments du contrat de travail. Le manageur étant le supérieur hiérarchique de l’assistant, il a un pouvoir d’évaluation du travail, c’est-à-dire de sanction mais aussi de valorisation.
L’autorité du manageur repose sur son statut mais aussi sur d’autres éléments qui relèvent de sa personnalité ou de ses habiletés et compétences professionnelles (charisme, connaissances techniques, réseau relationnel, comportement…). Si un manageur n’est pas capable de prendre des décisions ou s’il est réticent à contrôler le travail de ses collaborateurs, son autorité s’en trouve écornée.
Pouvoir
La relation de pouvoir est plus complexe car elle n’est pas à sens unique. Certes, le manageur donne des directives à son collaborateur. Mais plus celui-ci s’acquitte de missions et prend la mesure de son poste (essentiellement par la maîtrise de compétences et par l’information), plus il s’impose comme incontournable.
Et plus une personne est indispensable aux autres, plus elle a potentiellement du pouvoir. Ainsi, l’assistant a celui de prendre des décisions mais il a aussi celui de s’opposer à son supérieur hiérarchique ou d’orienter ses choix.
Pour en arriver là, il est important d’adopter une attitude assertive, surtout vis-à-vis de manageurs qui se positionnent de façon trop « hiérarchique ». L’assertivité est l’affirmation de soi dans le respect de l’autre (donc, ni agressivité, ni soumission, ni manipulation). Elle se traduit par une double capacité : oser dire certaines choses et accepter d’en entendre d’autres.
De son côté, le manageur ne doit pas abuser de sa position mais sans tomber dans un laisser-faire contre-productif. En général, son rôle est d’assurer un équilibre gagnant-gagnant pour atteindre les objectifs fixés.
Travail d’équipe
Depuis plusieurs décennies, les relations entre les assistants et leurs supérieurs hiérarchiques sont devenues des partenariats dans le but avoué d’être plus efficaces.
Une règle économique de base est que l’organisation du travail se traduit par une synergie. En l’occurrence, l’assistant a des compétences que son manageur n’a pas. Ce peut être la maîtrise d’une langue étrangère, une capacité d’organisation, une prise de notes très efficace en réunion, etc. Bien souvent, il s’agit de connaissances en bureautique. Cette complémentarité permet aux deux protagonistes d’aller plus loin que s’ils étaient seuls.
Une bonne synergie exige que chacun connaisse les atouts et les limites de son partenaire. Les missions doivent également être clairement définies afin que l’un n’empiète pas sur le travail de l’autre, ni qu’une partie du travail seulement soit réalisée.
Ainsi l’assistant doit bien cerner le rôle exact du manageur, la façon dont il est perçu, quelles relations il entretient avec ses collègues, quel est son véritable pouvoir, s’il a des inimitiés, etc.
Si l’assistant aide son supérieur hiérarchique au quotidien, ce dernier permet en retour à son assistant de se former : formation technique pour que l’assistant devienne et reste le plus efficace possible mais aussi aide à l’épanouissement personnel, notamment en donnant des conseils et en félicitant. Un manageur qui se borne à demander des travaux de secrétariat n’a pas compris quel bénéfice il pourrait tirer d’une collaboration plus équilibrée. En revanche, si c’est l’assistant qui ne souhaite pas s’impliquer dans une synergie commune, peut-être doit-il changer de poste…
Toute activité d’équipe repose sur la confiance. Une relation entre un supérieur hiérarchique et son collaborateur ne fait pas exception : confiance en l’autre et… en soi. Mais aussi dans l’organisation et dans ses objectifs : si l’entreprise doit être bientôt liquidée, l’assistant peut bien avoir confiance dans son manageur, il n’empêche qu’il ne sera pas motivé pour autant !
Adaptation
Au début d’une relation, chacun vit une période d’adaptation. Certes, le supérieur hiérarchique modifie certainement son comportement mais c’est essentiellement l’assistant qui s’adapte à un style de management, à une façon de communiquer et surtout à la personnalité du manageur. Certaines situations exigent un effort particulier, notamment lorsque le supérieur hiérarchique est beaucoup plus jeune que son assistant.
Communication
Les formes de communication sont variées (orales ou écrites, formelles ou informelles, en face-à-face ou en groupe).
Communication ascendante : l’assistant doit rendre compte de façon régulière, même s’il a toute latitude pour prendre certaines initiatives et qu’il dispose de délégations. Pour cela, il convient d’aller à l’essentiel. Il doit comprendre que le temps du manageur est précieux et adapter sa façon de communiquer, verbalement ou à l’écrit, à cette contrainte.
Les échanges respectent bien sûr les codes en usage ainsi que les règles admises entre un supérieur hiérarchique et son subordonné. À titre d’exemple, l’assistant ne contredit pas son supérieur en public (illustration du malaise généré par ce type de comportement : l’échange entre le jedi Obi Wan Kenobi et son padawan Anakin Skywalker dans l’Attaque des clones, scène des retrouvailles avec Padmé Amidala).
Communication descendante : la prise de note et l’écoute active permettent à l’assistant de travailler à partir d’instructions précises qui ne seront pas oubliées. Le manageur fait quant à lui un effort de clarté et il tient compte du niveau de connaissance que son collaborateur peut avoir sur le sujet.
