Compte rendu de réunion et procès-verbal
Question rituelle en entreprise : « la réunion s’est bien passée ? ». Bon, le but d’une réunion n’est pas que les débats s’y déroulent dans le calme mais qu’elle soit suivie d’effets… Et comme la mémoire humaine est faillible, il existe un lien plus formel entre la réunion et les actions qui en découlent : le compte rendu.
Pourquoi un compte rendu
En principe, le compte rendu est un support de communication interne à l’organisation. Il n’est diffusé qu’aux participants et aux absents, éventuellement à leurs supérieurs hiérarchiques. Aide-mémoire pour les présents, il est aussi un moyen d’informer les absents. Mais c’est aussi un document de référence qui enregistre les décisions entérinées et les actions à mener. Lorsqu’il a été validé par les participants, c’est aussi un élément de preuve de ce qui a été dit et décidé.
Contenu
Ce que le compte rendu doit préciser : le nom de l’organisation, la mention « compte rendu de réunion », la date, l’ordre du jour, les personnes présentes, absentes et excusées, les destinataires, les informations données, les décisions prises, une conclusion, le nom du secrétaire de réunion (et éventuellement sa signature)… Il peut comprendre en annexe des documents diffusés lors de la réunion. La conclusion n’est pas un résumé de ce qui a été dit, ce peut être une simple phrase du type « l’ordre du jour étant épuisé, les participants conviennent de se revoir le… afin de… ; la séance est levée à … heures ».
Le principe du compte rendu est de présenter aussi fidèlement que possible les échanges, sans que le rédacteur n’ajoute son avis personnel. C’est donc un document dont l’esprit est très différent du rapport (qui cherche à convaincre), bien que l’on nomme souvent et de façon impropre « rapporteur » le rédacteur.
Différentes formes
Plusieurs formes de comptes rendus existent. Il n’existe aucune norme imposée, hormis celle des habitudes… Si l’amélioration de l’opérationnalité est possible, ce doit être une priorité mais sans changer de forme à chaque réunion ! Il serait sans doute abusif d’évoquer la culture d’entreprise mais la façon de présenter un document constitue l’un des nombreux facteurs de cohésion dans une organisation.
- Le compte rendu littéral se rapproche le plus proche possible des échanges puisqu’il est rédigé sous forme de dialogue. Les reformulations se limitent souvent à éliminer des redites et à ne pas faire ressortir les disparités d’expression (si un participant s’exprime de façon incorrecte, il est malvenu de le faire ressortir dans un compte rendu). Trop détaillée, cette forme n’est guère opérationnelle.
- Le compte rendu analytique relate les propos de façon chronologique en citant les noms des intervenants. Les termes employés oralement peuvent être reformulés du moment que le sens reste le même. L’objectif est d’indiquer quelles sont les opinions des participants. Par exemple, le compte rendu d’une réunion entre direction et organisations syndicales doit bien différencier les positions de chacun. Le cas échéant, le respect de la chronologie peut ne pas être respecté : il arrive en effet qu’un thème que l’on pensait clos soit abordé de nouveau ; dans ce cas le compte rendu sera plus opérationnel si quelques interventions sont reclassées.
- Le compte rendu synthétique est un résumé structuré de façon thématique. Il comporte des titres et des sous-titres. Les interventions sont reformulées et ne sont pas rattachées à leurs auteurs, sauf si un participant se démarque par son opinion ou par l’action qu’il doit mener.
- Le compte rendu synoptique se présente sous la forme d’un tableau.
Ce type de document se lit plus rapidement que les autres et l’effort de synthèse du lecteur est facilité. En revanche, les subtilités de langage n’y ont guère leur place et le tableau convient davantage aux réunions techniques qu’à la DRH… Il peut inclure des phrases ou tout simplement des mots-clés. On est alors plus proche d’une carte heuristique que du compte rendu littéral. Attention, le choix des mots-clés n’est pas une alternative dégradée ; l’exercice est souvent plus difficile qu’une rédaction avec des phrases !
Le rédacteur
C’est le ou la secrétaire de réunion qui est chargé(e) de prendre des notes durant les échanges puis de rédiger un compte rendu (il est en effet préférable que ce soit la même personne qui s’acquitte de ces deux tâches).
Qualités du rédacteur
1- Lors de la réunion
Le secrétaire de séance doit bien connaître les thèmes abordés. Toutefois, la participation active à une réunion tout en prenant des notes est un exercice difficile. Il est donc préférable que ce rôle ne soit pas tenu par l’animateur de la réunion lui-même.
La première qualité requise est l’écoute. Il faut se concentrer sur le fond et non transcrire automatiquement les interventions, sauf éventuellement pour rédiger un compte rendu littéral (d’ailleurs la sténo n’est presque plus enseignée aujourd’hui). Une bonne concentration permet d’éviter la transcription d'interventions peu constructives lors des périodes où les participants se relâchent et surtout de ne rater aucun propos important (décisions prises, actions à entreprendre…).
Une autre compétence est d'ailleurs la maîtrise des techniques de prise de notes. En effet, les enregistrements ne sont pas toujours autorisés et leur réécoute prend beaucoup de temps.
2- Lors de la rédaction
Après la réunion vient le temps de la rédaction (quoique les TIC permettent de produire des comptes rendus PENDANT les échanges). L’exercice requière d’autres qualités professionnelles, à savoir une certaine distanciation (ne pas s’impliquer a posteriori dans le débat) et de réelles compétences rédactionnelles. En particulier, il est important de savoir résumer une intervention avec un vocabulaire adapté aux lecteurs et des phrases courtes.
La rapidité d’exécution est aussi un élément essentiel car, contrairement au rapport qui réclame le temps de la réflexion, le compte rendu est un outil de lutte contre l’oubli ; quelle que soit la qualité de la prise de notes, il doit être rédigé le jour même ou le lendemain de la réunion, lorsque les souvenirs du rédacteur sont encore frais.
Le procès-verbal (PV)
Le PV est le compte rendu d’une réunion obligatoire. En raison de son caractère officiel, il doit impérativement comporter certaines mentions.
Exemple : le procès-verbal d’une assemblée générale de copropriétaires doit indiquer les résultats du vote sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour, le nombre et le nom des copropriétaires qui se sont opposé ou abstenu ainsi qu’au nombre de voix qu’ils représentent, les éventuelles réserves émises sur la régularité des décisions, plusieurs signatures (président, secrétaire et scrutateurs), la feuille de présence en annexe…
Sur la forme, il s’agit d’un compte rendu littéral ou analytique.
La diffusion
Il est important que la diffusion soit rapide, d’une part pour que des actions soient engagées sans délai et d’autre part pour que la lecture du compte rendu fasse écho aux souvenirs des participants-destinataires. Un service qui prend trop son temps entre la réunion et la diffusion du document entache sa crédibilité.
Il est habituel qu’un premier jet soit relu et corrigé par un responsable présent lors de la réunion avant la diffusion.
