Diversité des écrits
Les écrits professionnels ont des buts très variés : informer, attirer l’attention, provoquer une action, persuader… Ils connaissent des diffusions diverses, soit interne à l’organisation, soit externe. Ajoutons qu’un écrit professionnel véhicule plusieurs messages : l’objet du contenu (le fond) et tout ce qui est implicite (la forme). Cette multiplicité se traduit par des choix et des règles à maîtriser (et paradoxalement, celles-ci sont rarement écrites).
Interne ou externe
La communication interne a pour but l’information mais aussi la cohésion des membres de l’organisation. Elle peut être ascendante (rapports d’activité…), descendante ou transversale (échanges entre équipes).
Le formalisme d’un écrit interne est limité : pas de formule de politesse, ni de titre de civilité.
La communication externe s’adresse aux clients, fournisseurs, prospects, banques… Elle doit toujours être concise (sauf si c’est un publi-reportage !) et bien ciblée.
La formule de politesse est adaptée au destinataire.
Certains documents externes doivent comporter des mentions obligatoires (coordonnées, SIREN…).
Le fond et la forme
Si le fond mobilise des connaissances et des capacités intellectuelles (analyse et synthèse), la forme requiert de plus nombreuses compétences ! Toute communication écrite exige en effet un certain savoir-faire dans la présentation et le choix des mots.
Il ne faut pas perdre de vue qu’en entreprise le temps est précieux et que la réflexion n’est qu’un prélude à l’action. La plupart des textes sont courts mais certains types d’écrits sont nécessairement longs. Ces derniers doivent donc être parfaitement structurés et lisibles facilement. Selon le thème traité, plusieurs plans s’imposent : avantages et inconvénients, plan thématique, diagnostic et propositions… Dans tous les cas, on se limite à une idée par paragraphe. Le rédacteur doit suivre l’idée directrice selon laquelle le lecteur doit passer le moins de temps possible sur le texte tout en retenant le maximum d’éléments du message.
Le mode de diffusion peut être considéré comme un élément de forme particulier. Il existe deux supports possible, le papier et la transmission informatique. La qualité du papier, la police de caractère, le graphisme d’un site web sont aussi des vecteurs du message.
Un texte sur papier est soit affiché, soit posté (pour l’extérieur) soit transmis, éventuellement par coursier si l’expéditeur et le destinataire ne se situent pas sur le même lieu (en interne).
De nombreuses organisations imposent une charte graphique, y compris pour les écrits internes.
Vocabulaire, orthographe, syntaxe et ponctuation
Le vocabulaire employé est lié au registre (familier, courant ou soutenu selon les destinataires). Dans tous les cas, il doit être facile à comprendre. Un écrit professionnel n’est pas un essai philosophique. Il faut connaître les barbarismes les plus courants (« à l’attention de… » et non « à l’intention de… »), éviter les pléonasmes et les répétitions. La relecture est toujours conseillée (si possible par quelqu’un d’autre).
Faut-il préciser l’importance de l’orthographe ? Peu à peu délaissée par l’Éducation nationale, la population la maîtrise aujourd’hui si mal que les entreprises ont dû prendre le relais et proposent de plus en plus souvent des formations à leurs collaborateurs. Une mauvaise orthographe discrédite d’abord celui qui écrit (candidat ou salarié) mais aussi son employeur.
Portail de ressources linguistiques : https://www.cnrtl.fr/
Si vous êtes un champion d’orthographe : http://www.parmotsetparvaux.fr/dict/
La syntaxe doit être très simple (proposition principale en premier…), avec des phrases courtes. Évitez la voix passive et les participes présents. D’ailleurs, à force d’écrire des notes mal comprises, les débutants en viennent vite à oublier la façon dont ils rédigeaient à l’université !
http://www.toplexis.com/non-classe/ecrivez-efficacement/
Les règles de ponctuation sont comme l’orthographe : elles s’apprennent. Surtout, elles sont logiques : l’emplacement d’une virgule peut changer le sens d’une phrase. Dans un écrit professionnel, on évite le point d’exclamation.
Les énumérations permettent une bonne compréhension. Elles sont une technique à privilégier en raison de leur clarté et de leur concision, qualités recherchées dans les écrits professionnels. La preuve ci-dessous...
Typologie des écrits
Les écrits internes
- La note de service, qui donne des instructions, et la note d’information (qui informe, tout simplement).
- Le compte rendu qui suit une réunion, une session de formation…
- La note de synthèse, qui résume le contenu de plusieurs documents.
- Les différents types de rapports, qui sont des aides à la décision sur un problème spécifique.
- La messagerie interne, qui véhicule les messages souvent… très peu formels !
- La revue de presse est une sélection d’articles de presse, qui peut être quotidienne.
- Le livret d’accueil, remis après le recrutement.
- Le journal interne, qui a surtout pour but de maintenir chez les salariés un sentiment d’appartenance.
- L'intranet.
- Le diaporama est un écrit particulier, projeté lors des réunions.
Les écrits externes
- Le courriel qui est, après le SMS, le moins formel et le plus rapide des écrits.
- La lettre, qui peut prendre la forme d’un publipostage (dont la newsletter est la forme électronique).
- Les devis, factures et contrats.
- Le questionnaire, qui sert à recueillir des informations. Celles-ci feront l’objet d’une note de synthèse. Il arrive que des questionnaires soient adressés en interne mais en général ils sont le support d'enquêtes de satisfaction...
- Le site web, qui est la vitrine (et parfois la boutique) de l'organisation.
- Les réseaux sociaux (de nombreuses entreprises ont une page Facebook).
- Les documents publicitaires : affiches, flyers, publicité et publi-reportages dans la presse écrite…
- L’offre d’emploi (également diffusée en interne dans les structures importantes pour favoriser la mobilité).
- Le dossier et le communiqué de presse.
- La carte de visite.
- Le carton d’invitation.
- Etc.
