Conf calls, visioconférences, webmeetings
Les téléconférences en milieu professionnel existent depuis longtemps mais les fonctionnalités qui leurs sont attachées évoluent sous le triple effet des possibilités offertes par les TIC, des très nombreuses solutions logicielles offertes sur ce marché dynamique et du développement du travail collaboratif.
Les avantages des réunions virtuelles sont d’abord la suppression de bon nombre de déplacements (réduction des coûts, gain de temps, respect de l’environnement) et la simplicité de leur organisation. Les téléconférences autorisent aussi une bonne interactivité, quoique la tenue de réunions physiques reste essentielle pour que s’établissent des contacts durables entre participants.
La conférence téléphonique
Honneur à la doyenne. La conférence téléphonique ou audioconférence (conf call) repose sur un numéro d’appel unique pour l’entreprise. Elle se termine lorsque l’organisateur raccroche. Selon le service souhaité, il existe des solutions gratuites sans réservation (mais les communications sont facturées si la liaison n’est pas informatique), des abonnements, des services personnalisés avec assistance…
Certains font la distinction entre conférence téléphonique (aucune limitation de durée et de participants), réunion par téléphone (services plus limités, pour le quotidien) et conférence téléphonique événementielle (sur mesure).
Voir par exemple les offres d’Arkadin :
http://www.arkadin.fr/solutions/conferences-audio
Autres prestataires : Skype, Orange, Powwownow, Genesys, Completel, Axiatel.com…
Techniquement, le nombre de participants peut être très élevé. Il est souvent restreint à 50 ou 100 mais il vaut mieux limiter les réunions téléphoniques à six participants pour éviter la cacophonie.
Lorsque deux ou plusieurs personnes qui ne parlent pas la même langue souhaitent se téléphoner, l’audioconférence avec un interprète est la solution la plus simple.
La visioconférence
On l’appelle aussi, mais de moins en moins, la vidéoconférence.
Si de simples appels vidéo suffisent pour que deux correspondants se voient à distance, des réunions à plusieurs exigent des visioconférences. Elles sont le prolongement des réunions traditionnelles. Ce type de téléconférence est plus confortable que la conf call car la communication est améliorée par la transmission du langage non verbal. Au-delà des réunions de travail, leurs avantages sont réels en matière de formation professionnelle mais aussi d’enseignement universitaire.
Un minimum de matériel est exigé. Micros, caméras et écrans remplacent les téléphones. Le prix de la prestation est lié au niveau de confort souhaité et aux fonctionnalités offertes. Exemples de choix de confort : type de micro, webcams ou caméras HD motorisées… De même que les réunions physiques sont plus ou moins formelles, une visioconférence peut se dérouler avec de simples smartphones ou au contraire dans des salles spécialement équipées (micros au plafond, images HD, multiplicité de grands écrans…). Quant aux fonctionnalités, elles dépassent la simple vidéo. Non seulement il est généralement possible de chatter pendant la conférence, mais les possibilités offertes par le partage d’écran rapprochent aujourd'hui la visioconférence de la conférence web.
En raison de la multiplicité et de la diversité des offres, il existe des différences entre les visioconférences au moins aussi nettes qu’entre un conseil d’administration d’une banque et une réunion entre copains au bistrot !
Quelques acteurs du secteur : Skype, Orange, Rabbit, Descary.com (Talky), ComputerLand… et surtout Zoom dont l'utilisation a explosé en 2020 lorsque la pandémie de Covid-19 a contraint des millions de salariés au télétravail.
https://zoom.us/fr-fr/meetings.html
Voir aussi…
L’incontournable :
http://www.google.com/intl/fr/hangouts/
Pour l’enseignement :
Les webconférences sont elles aussi très diverses. Distinguons les webinaires, de type magistral, et les conférences web en mode collaboratif. Cette distinction reste toutefois artificielle quant à l'offre de solutions logicielles, les mêmes outils pouvant être employés indifféremment pour ces deux usages, comme ils le sont d'ailleurs pour réaliser des visioconférences.
Le webinaire
Le webinaire ou webinar est une conférence en ligne.
L’organisateur envoie d’abord les invitations (courrier ou plus souvent e-mails). Les invités qui manifestent leur intention de participer à la conférence, ou éventuellement de l’enregistrer, reçoivent en retour un lien afin de se connecter le moment venu. Pendant le webinaire, le présentateur choisit d’autoriser ou non les interventions (questions écrites, votes…). Dans la mesure où il a un retour en temps réel du nombre d’écrans actifs, il mesure l’attention que l’on porte à son discours, qu’il peut ainsi adapter (ce qui est assez stressant mais c’est pour la bonne cause !).
Les participants ont juste besoin d’un ordinateur en réseau puisque seul l’organisateur achète une licence.
Cet outil est particulièrement adapté à l’e-learning (formation en ligne), à la recherche de nouveaux clients ou à l’information des clients existants (il peut remplacer une présence aux salons), aux conférences de presse, aux assemblées générales voire aux annonces au personnel.
Exemple de produit : GotoWebinar (de Citrix). Voir aussi :
http://www.adobe.com/fr/products/adobeconnect/webinars.html
Exemples d’interactivité : sur Adobe Connect, les participants peuvent cliquer sur des icônes pour demander la parole, indiquer qu’ils rient ou qu’ils applaudissent, demander au présentateur de parler plus ou moins vite, etc.
Le webmeeting
Survolons ici les fonctions qui s'appliquent davantage à un travail collaboratif, par exemple dans le cadre d’un projet.
Comme pour le webinaire, l’organisateur envoie un code aux participants. Le partage d’écran est à la base de l’ergonomie de la conférence web. Présentateur et participants choisissent les modules qu'ils jugent utiles : vidéo du présentateur, tchats, tableau blanc, sondages, participants, questions-réponses et surtout documents (notamment bureautiques) modifiables en mode synchrone.
Exemples de fonctionnalités (Join.me de LogMeIn, Lync de Microsoft, 3CX WebMeeting) :
https://www.join.me/fr/features
http://www.3cx.fr/web-conference/
