L'animation des réunions

Animation des réunions professionnelles

Pour être réussie, c’est-à-dire pour que ses objectifs soient atteints, une réunion doit être animée dans les règles de l’art. Art, certes, mais aussi techniques qui permettent à l’animateur de faciliter la dynamique de groupe et de réguler les interactions pour stimuler le développement des idées.

Note : les techniques mentionnées ci-dessous sont employées en situation de réunions soit physiques, soit virtuelles (et hors brainstormings). Afin de ne pas déborder du cadre, les techniques de prise de parole en public ne seront pas abordées.

Les premières étapes

Chronologiquement, la toute première mission de l’animateur consiste à faire respecter… la ponctualité. En effet, si certains participants prennent l’habitude d’arriver, progressivement, toujours plus en retard, la contagion risque de gagner même les plus ponctuels. Une technique responsabilisante, mise en œuvre lors de la préparation de la réunion, consiste à s’assurer la veille que tous arriveront bien à l’heure. Si l’un des participants envisage un possible retard, ne pas hésiter à décaler la réunion. Tout le monde devrait alors prendre ses dispositions. Par ailleurs, si un intervenant extérieur est convié, il est préférable d’avertir les participants qu’il ne sera présent qu’en début de réunion, surtout si sa venue est inhabituelle. Enfin, les remarques adressées aux retardataires ne doivent pas être trop acerbes, l’animateur pouvant lui-même subir un jour un contretemps… Quant aux visioconférences, elles peuvent se dérouler avec un micro coupé pour les retardataires.

S’il y a un président de séance, il ouvre la réunion.

La phase suivante est celle des présentations (évidemment, si tout le monde se connaît, sautez une case !). Lorsque le secrétaire de séance ne maîtrise pas tous les noms, il en profite pour les noter en dessinant un plan de table sur son bloc-notes. Sinon, les participants peuvent lui faciliter sa prise de notes (puis la rédaction de son compte rendu) en indiquant leurs noms sur des chevalets de table.

La méthode de travail est ensuite présentée par l’animateur. Puis celui-ci précise la durée et les règles de prise de parole. Exemple (pour une réunion physique) : lever la main, durée de chaque prise de parole limitée à 2 mn, interdiction de couper la parole, etc.

L’animation

Le rôle d’animateur est multiple : veiller à la participation de tous, conduire le débat, réguler la prise de parole, gérer le timing, reformuler…

Comment gérer les interventions ? En tenant compte de la diversité des styles de participation. Le tableau ci-dessous, non exhaustif, reprend quelques travers observés chez les participants.

Le tableau suivant complète le précédent.

Il est tout aussi important de détecter les diverses motivations des participants afin de les canaliser pour faire avancer la réunion.

Le timing : il est préférable d’avoir établi au préalable un minutage pour chaque sujet à aborder. Ainsi, tous les points peuvent être traités sans dépasser l’horaire prévu et sans que les participants ne s’éternisent sur un sujet au détriment des autres. Prévoir aussi le nombre de pauses et leurs durées.

Quant à la conduite des débats, elle consiste à susciter la participation de tous, à questionner, à employer des techniques corporelles et même (et surtout)… à se taire.

En effet, non seulement le SILENCE de l’animateur est une condition essentielle de son écoute, mais les moments où personne ne parle ont aussi son utilité : les plus réservés (ou les plus polis) peuvent en profiter pour s’exprimer. En revanche, si un silence s’installe pendant un temps jugé gênant, il faut passer au point suivant.

Plusieurs types de questions peuvent être posés. Les questions fermées appellent des réponses précises, les questions ouvertes laissent une grande liberté de réponse, les questions miroir donnent l’occasion de rebondir sur ce qui vient d’être dit, les questions relais sont posées successivement à plusieurs personnes et les questions à réaction sont destinées à faire réagir l’interlocuteur (parfois pour qu’il avoue son ignorance, parfois pour l’amener à découvrir quelque chose, parfois en répondant à une question par une autre question…). Exemple de dialogue dans la salle de réunion d’un hypermarché :

« Les ventes de jouets ont-ils progressé depuis l’an dernier, M. Mumuse, ou ont-ils stagné ? (question fermée)
- Ils ont stagné, monsieur…
- Comment l’expliquez-vous ? (question ouverte)
- La crise économique se traduit par une baisse de la demande, je le crains.
- Une baisse de la demande ? (question miroir)
- Oui, les consommateurs se cantonnent aux produits de première nécessité.
- Vraiment ? Les produits de première nécessité se vendent toujours bien, M. Blanc ? (question relais)
- Nous n’observons effectivement aucun tassement de la consommation sur les produits d’entretien.
-À cause de la conjoncture économique ou grâce à nos offres promotionnelles, selon vous ? » (question à réaction).

Pour convaincre, il faut d’abord se baser sur des faits, puis utiliser des techniques plus « manipulatoires » (mais ce n’est pas l’objet de cette page !)

Les techniques corporelles d’animation utilisent la voix, le regard, les gestes et l’occupation de l’espace. La voix : moduler le volume, briser le rythme, hausser le ton sans agressivité pour rappeler à l’ordre… Le regard (réunions physiques) : il ne doit oublier personne, ne pas être fuyant, se montrer plus insistant sur les participants les moins impliqués… La gestuelle : c’est l’élément le plus important. Les gestes appuient non seulement la parole mais ils doivent montrer que l’animateur reste détendu et ouvert. L’espace : s’il s’agit d’une réunion où l’animateur reste assis ou d’une visioconférence, la question de l’espace qu’il occupe se borne à son emplacement (vu de tous, mais ni trop loin ni trop près). Mais une présentation est toujours plus dynamique si l’animateur peut se lever, se déplacer vers les participants, etc.

Les supports visuels appuient la prestation de l’animateur (Powerpoint, tableau blanc, vidéo, brochure…).

Un tour de table est opéré en début et en fin de chaque point abordé. Chacun parle à son tour, avec cet inconvénient que bien souvent, les participants se concentrent sur ce qu’ils vont dire au lieu d’écouter les autres.

Les dernières étapes

Lorsque les ordres du jour sont épuisés, l’animateur fait une synthèse puis évalue la réunion, en propose éventuellement une suivante et remercie les participants. S'il n'y a pas de président, c'est lui qui clôt la séance.