Généralités sur la prise de notes
L’écrit est le support indispensable de notre mémoire. Ainsi, en entreprise, rares sont ceux qui n’ont jamais eu besoin de prendre des notes ! Souvent sans avoir appris à le faire, d’ailleurs… Car attention, cette activité n’est pas si anodine que beaucoup le pensent. D’une part parce qu’au-delà du choix de la technique, il s’agit d’un travail très personnel, avec une réelle valeur ajoutée. D’autre part parce que leur utilisation peut faire partie d’enjeux importants. Ceux qui ont vécu des situations coûteuses ou simplement embarrassantes à cause de notes bâclées voire inexistantes (c’est-à-dire beaucoup de monde !) en connaissent l'importance.
Objectifs
Pourquoi pendre des notes ? Pour restituer aussi fidèlement que possible l’essentiel de ce qui a été dit, ou plus rarement ce qui a été fait.
Selon le contexte, la prise de notes peut avoir des objectifs différents. Quelques exemples :
Un(e) assistant(e) prend les consignes de son manageur. Objectif : faire correctement le travail qui lui est demandé.
Un(e) secrétaire de séance prend des notes au cours d’une réunion afin d’en rédiger plus tard le compte rendu.
Lors d’un colloque ou d’un discours, un participant retient les principales idées structurantes pour ensuite rédiger un résumé. Même principe lorsque c’est un étudiant qui note ce que dit son professeur.
Un(e) secrétaire note de façon précise les termes de la lettre à envoyer.
À la fin de son intervention, un conférencier note les questions des participants avant d’y répondre.
Lors d’un entretien, les participants tiennent à ne rien oublier des points essentiels qui ont été évoqués : entretien de recrutement, entretien annuel, convocation à France Travail (ne décelez aucun processus dans cette énumération !)…
À partir d’ouvrage(s), un étudiant note des idées clés qui lui permettront de synthétiser sa documentation. Toutefois, nous ne nous situerons pas dans ce cas un peu particulier mais dans celui de la transcription d’une communication ou d’une information orale.
Par conséquent, selon l’objectif, la façon de prendre des notes diffère. On peut être exhaustif ou ne transcrire que des idées générales.
Comment s’y prendre
Une prise de notes sur papier doit être préparée : au moins deux stylos ou crayons et un bloc-notes (éventuellement des feuilles volantes numérotées) avec la date et l’objet. Le fait de n’utiliser que les rectos des feuilles sollicite moins la mémoire. Partager les pages si l’on envisage une présentation en colonnes. Éventuellement, un stylo à quatre couleurs peut être utile pour transcrire les idées émises au cours d’une réunion en petit comité (une couleur par personne).
Avant une réunion, il est recommandé de connaître le thème ainsi que les noms et fonctions des participants pour que l’esprit soit concentré sur les seuls aspects instantanés du discours. Il est inconséquent de demander à un assistant débutant de faire le compte rendu d’une réunion très technique.
Il faut parfois rester concentré plusieurs heures tout en conservant un rythme rapide d’exécution. L’exercice peut se révéler épuisant. En effet, il faut à la fois écouter, comprendre, sélectionner et noter, alors que la parole est cinq fois plus rapide que l’écriture !
Pour ce faire, il est indispensable d’abréger. Les symboles et abréviations que vous employez sont les vôtres. Bien sûr, il arrive qu’un tiers soit amené à lire vos notes et il est préférable qu’elles soient compréhensibles mais fondamentalement, c’est à vous de constituer, au fil de vos études puis de votre vie professionnelle, un véritable dictionnaire personnel entre la langue et vos raccourcis. Par ailleurs, toutes les astuces permettant de clarifier les notes sont bonnes à prendre (soulignement, encadrement, une idée par paragraphe, idéogrammes…).
Seuls certains mots sont transcrits. La syntaxe est donc approximative. C’est pourquoi il faut veiller à ce que les notes n’entraînent aucune ambiguïté dans leur compréhension.
La prise de note s’effectue sur papier ou sur ordinateur. L’essentiel est que le matériel ait été préparé et vérifié. Un avantage de l’écriture manuelle est qu’elle permet une utilisation simple des symboles, en plus des abréviations.
En face-à-face, l’écoute active facilite la prise de note. En réunion, cette technique est plus délicate à mettre en œuvre.
Il est recommandé de relire ses propres notes le jour-même pour éventuellement clarifier certains passages, pendant que les paroles sont encore en mémoire.
Difficultés
Généralement, l’exercice ne consiste pas à reproduire mot à mot ce qui a été dit. L’apprentissage de la sténo est superflu et son utilisation est bien souvent non souhaitable. En effet, le preneur de notes doit savoir hiérarchiser le contenu du discours et c’est grâce à une attitude critique qu’il peut trier ce qui doit être transcrit, relever les mots-clés et mémoriser les idées pour éventuellement revenir plus tard sur ses notes. Toutefois, cette sélection ne doit pas s’appliquer aux IDÉES et il est important de laisser de côté ses propres opinions.
Une bonne maîtrise de la langue est nécessaire pour s’adapter aux différents registres.
Autre difficulté et non des moindres : trouver la meilleure technique pour prendre les notes. Il en existe en effet plusieurs. Savoir opter pour l’une ou pour l’autre dès le départ et être à l’aise dans toutes les techniques montre un savoir-faire remarquable !
Techniques
En effet, une technique est souvent mieux adaptée à une situation donnée que les autres. La gageure est de choisir laquelle en une poignée de secondes. Le choix est aussi dicté par le tempérament analytique ou synthétique du preneur de notes. Pour les inconditionnels du support informatique, plusieurs logiciels sont adaptés aux différentes techniques.
La prise de notes linéaire : c’est celle qui est le plus souvent utilisée. Les notes sont écrites dans l’ordre chronologique. La prise de note logique est très voisine : si au cours d’une réunion l’animateur annonce un plan ou une suite de thèmes, les titres peuvent d’entrée de jeu figurer sur le bloc-notes. Si au cours du débat les idées ne suivent pas le plan, elles pourront être retranscrites sur les feuilles appropriées. Ceci évite de faire le tri après la réunion.
La prise de notes synoptique (ou matricielle) : elle se présente sous forme de tableau. Ce peut être un simple découpage en colonnes. Par exemple pour réaliser le compte rendu d’une réunion de deux ou trois personnes, les feuilles peuvent être partagées de façon à ce que chaque participant ait sa colonne dédiée. Une autre dimension peut être thématique, ou par horizon temporel (à faire tout de suite, à faire demain, à faire plus tard), etc. Si l’on repère deux dimensions, alors il est pratique de les présenter sous la forme d’un tableau qui sera rempli au fur et à mesure.
La prise de notes arborescente (ou heuristique) : graphiquement, il s’agit d’un schéma. Cette technique n’est pas naturelle et elle s’acquiert avec la pratique. Elle a ses avantages lors des brainstormings ou lorsque la structure du discours est annoncée dès le départ.
Les outils normés : au lieu de se munir de papier vierge, on peut préférer des documents préalablement structurés pour des missions particulières (exemples : fiche d’appel téléphonique, QQOQCPC), sous forme papier ou informatique.
