Formation continue : généralités et plan de formation
En matière de formation continue, les approches des entreprises sont très variables. Entre la PME où l’on considère que rien ne vaut l’expérience et la multinationale pour qui le plan de formation est un élément-clé de l’anticipation, l’approche peut être très négative ou au contraire enthousiasmante !
Nous verrons que le principe des stages de formation se heurte souvent à des réticences, à tel point que l’État doive intervenir, mais aussi que certaines organisations savent en faire un pivot de leur stratégie, ce qui les conduit à élaborer un plan de formation, au service de leurs objectifs.
Le dilemme
Certaines organisations ont réellement conscience de l’enjeu que représente la formation pour leur personnel tout au long de leur carrière. Notamment les grandes entreprises qui la placent au cœur de leur GPEC et les start up qui doivent constamment se situer à la pointe de l'innovation technologique. Mais souvent, la formation est vécue comme un caillou dans la chaussure : des frais à engager et des absences à gérer, pour un retour sur investissement très hypothétique et parfois lointain.
Afin d’éviter que les entreprises ne sacrifient le long terme au quotidien et pour maintenir l’employabilité des salariés (mais aussi des demandeurs d'emploi), il est du devoir de l’État de légiférer en promouvant les actions de formation. En France, on assiste même à une véritable avalanche de textes depuis plusieurs décennies…
C’est ainsi que des dispositifs ont été mis en œuvre pour que chaque partie prenante, salarié et employeur, prenne la mesure de l’enjeu. Les évolutions des techniques et des métiers sont si rapides que chacun doit se sentir concerné. La formation initiale et l’apprentissage sur le tas ne suffisent plus depuis déjà bien longtemps.
Les actions de formation s’appuient sur une double démarche : ascendante (choix du salarié) et descendante (décision de l’employeur).
À l’initiative du salarié
Trop souvent, le salarié qui ne réclame rien ne bénéficie d'aucune formation !
Le compte personnel de formation (CPF), ouvert à chacun depuis son entrée dans la vie professionnelle jusqu’à sa retraite est un compte en heures qui s’alimente progressivement (24 heures par an pour un temps plein). Le salarié choisit de les utiliser pour obtenir une formation diplômante tout au long de sa carrière. Le CPF n’est pas remis à zéro en cas de changement d’employeur.
À l’initiative de l’employeur
L’employeur est tenu de consacrer un certain pourcentage de la masse salariale à la formation.
Un stage de formation à son initiative se déroule toujours pendant le temps de travail. Bien qu’absent, le salarié est rémunéré comme s’il travaillait.
Les politiques en la matière divergent beaucoup d’une organisation à l’autre et les logiques d’entreprises peuvent être classées en plusieurs catégories. La typologie d’Alain Meignant est l’une des plus connues.
- La formation-obligation : ce sont surtout des PME qui sont dans cet état d’esprit. Elles se contentent d’être en conformité avec la loi et les sessions de formation ont surtout pour but de récompenser certains salariés.
- La formation-pactole : quand il existe un risque pour l’emploi, les pouvoirs publics sont prêts à financer des actions de formation. Certains employeurs profitent de l’aubaine pour pallier le manque d’implication dont ils avaient pu faire preuve auparavant.
- La formation-sécurité : le budget formation a pour fonction principale de maintenir une certaine paix sociale. Le montant des dépenses et la satisfaction des salariés et des syndicats sont prioritaires sur les contenus des stages, pas toujours utiles pour l’entreprise.
- La formation-développement : la logique est tout autre puisque l’entreprise se situe dans une démarche d’investissement humain à moyen et long terme. C’est dans cet esprit que sont élaborés les plans de formation.
Les plans de formation
Un plan de formation est établi pour une période de trois à cinq ans. Il est avant tout au service des objectifs stratégiques.
Les textes de loi de 2003-2004 distinguaient trois types d’action qui conservent aujourd’hui leur pertinence.
- L’adaptation au poste de travail : il s’agit d’une obligation légale de l’employeur.
- L’accompagnement de l’évolution de l’emploi et de son maintien : de telles formations ont en principe lieu sur le temps de travail.
- Le développement des compétences : ce type de plan de formation est le moins fréquent ; il a une portée peu immédiate mais c’est celui qui s’inscrit dans la GPEC. Le rôle du plan n’est pas de développer des compétences individuelles qui se juxtaposent mais bien une compétence collective. Les sessions de formation peuvent avoir lieu en-dehors du temps de travail.
La mise en œuvre du plan de formation
Une phase préalable à l’élaboration du plan de formation est le recueil des besoins auprès des décideurs (adéquation avec les objectifs stratégiques), mais aussi des salariés, des clients et des fournisseurs afin de poser un diagnostic le plus exhaustif possible.
En fonction des objectifs, une planification est établie à moyen et long terme. Les étapes du plan de formation sont en cohérence avec le calendrier d’autres actions (investissements, plan stratégique du marketing, recrutements…).
Une fois défini le plan, les étapes préalables sont engagées. Il s’agit d’une part de l’information des salariés (le service formation fait circuler les catalogues des organismes et des notes sur la réglementation, par exemple) et d’autre part de l’établissement d’un budget global qui se ventile par service ou par projet.
Après distribution de questionnaires et entretiens (en général annuels), les besoins sont analysés et, après arbitrages, les salariés sont informés des sessions qu’ils suivront.
Une planification permet la poursuite de l’activité en évitant que trop d’absences perturbent telle ou telle unité.
A posteriori (mais tout le long de l’année), les dépenses sont suivies et les stages évalués par les participants (voir la page sur l’évaluation de la formation).
Périodiquement, un tableau de bord de la formation est édité.
Avec le recul nécessaire, la pertinence du plan de formation est ensuite évaluée. Il convient d’en estimer le coût, qui dépasse le budget puisqu’il faut tenir compte de la baisse d’activité et de la rémunération des salariés pendant les stages, des formations en interne… Bien sûr, on évalue aussi l’efficacité pour l’organisation.
Il existe de nombreux logiciels dédiés à la gestion ou aux plans de formation : Previsoft, ServicesRHOnline, Eurécia, AppliRH, Talentsoft, Foederis, Formaltis, Training Orchestra…
