Une première approche des fonctions de l'entreprise
Si pour vous une entreprise est une mystérieuse boîte noire, voici une présentation qui devrait vous éclairer, bien qu’elle soit très superficielle.
Au lycée, on découvre les entreprises par le biais de leur diversité, de leur finalité (voir l'entreprise) ou par celui des acteurs internes et externes qui la font vivre (voir les parties prenantes). Ci-dessous, un exemple fictif montre l’articulation entre les fonctions d’une entreprise et notamment l’importance de la circulation de l’information. C’est donc une autre approche qui est présentée ici, celle du fonctionnement interne.
Exemple fictif
Dans une société de l’agro-alimentaire, le responsable des ventes annonce triomphalement au cours d’une réunion qu’une nouvelle chaîne de magasins signera bientôt un contrat visant à commercialiser d’importantes quantités de croque-monsieur produits par l’entreprise.
Aussitôt, le directeur de la production prend ses dispositions pour fournir ce client supplémentaire et interpelle le directeur des ressources humaines (DRH) : « tu dois absolument me recruter trois personnes : une pour le tranchage, une pour l’assemblage et une pour le conditionnement. Éventuellement des intérimaires dans un premier temps. On fera tourner les machines jusqu’à 23 heures. Du coup, l’équipe de nettoyage commencera son travail plus tard et terminera à 2 heures ».
Informé lors de la réunion, le chef du département achats et approvisionnements s’engage quant à lui à fournir les quantités de jambon et de pain de mie nécessaires. Quitte à trouver des fournisseurs supplémentaires.
Le seul à faire la grimace est le responsable technique car la trancheuse fonctionne déjà au maximum de sa capacité. Il demande au contrôleur de gestion si l’investissement d’un modèle plus performant serait rentable, compte tenu du prix du matériel et des coûts de fonctionnement supplémentaires (entretien, énergie…). Avant d’émettre un avis sur le choix de l’investissement, celui-ci appelle le chef comptable qui lui fournit immédiatement les plans d’amortissement grâce au logiciel qu’un informaticien de la DSI (direction des systèmes d’information) vient juste d’installer.
Après analyse, le contrôleur de gestion conclut que l’investissement ne sera pas rentable. Le P-DG décide la mort dans l’âme qu’en l’état, la société ne signera pas le contrat avec la chaîne de magasins.
L’entreprise
Dans cet exemple, on remarque que l’entreprise est composée de centres de décision entre lesquelles l’information circule.
Ces centres remplissent diverses fonctions. Lorsque l’un d’eux nécessite d’importantes ressources, notamment humaines, il est assuré par une direction. Sinon, on lui préfère souvent un intitulé plus modeste (département, service…). L’organigramme est le document qui fait apparaître ces entités et comment elles s’articulent entre elles.
Cependant, une fonction peut être répartie entre plusieurs centres de décision indépendants. Par exemple, la fonction financière est souvent scindée entre un contrôle de gestion rattaché à la direction générale et les autres activités qui relèvent de la direction financière. Dans une petite structure, l’organigramme montre au contraire des regroupements de fonctions (les responsabilités d’un directeur administratif et financier comprennent aussi bien la comptabilité que les ressources humaines).
Précisons-le tout de suite, chaque entreprise a ses fonctions propres : une banque, une chaîne de restaurants ou une entreprise viticole ont évidemment des objectifs et des besoins différents. Pourtant, une distinction existe dans toutes les organisations entre les fonctions opérationnelles et fonctionnelles. La frontière entre les deux est parfois floue.
Les opérationnelles sont celles qui participent directement à la production. Dans une banque commerciale, elles sont réalisées par le réseau des agences. Pour un constructeur automobile, les lignes de montage en sont une emblématique illustration. Pour un transporteur routier, elles sont assurées par le personnel affecté aux dépôts. La plupart du temps, les salariés qui travaillent dans les directions opérationnelles sont « sur le terrain » : chantiers de construction, raffineries, supermarchés… par opposition aux fonctionnels qui travaillent « dans les bureaux ».
La production se situe au centre d’un processus. Si elle est physique (industrie), c’est l’ensemble des opérations de fabrication. Pour l’alimenter, il existe en amont une unité qui achète des matières premières tandis qu’en aval une force de vente la propose aux clients. La gestion des flux relève de la logistique (supply chain).
Classiquement, on distingue donc une fonction achats et approvisionnements, une fonction production et une fonction commerciale. Entre elles s’intercale une autre activité : le stockage.
Tout en aval se trouve éventuellement une autre fonction, celle de la distribution. Quoiqu’en général, les distributeurs sont extérieurs à l’entreprise. Exercice pratique pour vous en rendre compte : roulez une heure ou deux sur l’autoroute et estimez la proportion de camions qui portent les couleurs d’une entreprise autre que de transport !
Les unités fonctionnelles ont en charge des fonctions supports. Elles sont très diverses. Avant de passer en revue les plus courantes, précisons que la distinction entre opérationnel et fonctionnel n’est pas l’apanage des seules entreprises. À titre d’exemple, un lycée emploie aussi des personnels opérationnels (professeurs) et fonctionnels (secrétariat, cantine…).
- La fonction marketing relève à la fois de l’opérationnel et du fonctionnel. L’élaboration d’un plan stratégique, le pricing, les études de marché relèvent du fonctionnel tandis que d’autres aspects sont davantage intégrés à l’acte de vente (ristournes, merchandising…).
- La fonction ressources humaines regroupe l’administration du personnel (paie, gestion des contrats…), sa gestion (mutations…), la formation, les relations avec les syndicats…
- La fonction financière consiste à « maîtriser l’intégralité de la contrepartie monétaire de toutes les actions industrielles et commerciales » (L’Entreprise en 20 leçons, P. Conso et F. Hémici, Dunod 2006 p. 20). Les mouvements monétaires sont enregistrés par la comptabilité. Ou plutôt LES comptabilités puisqu’il en existe deux : financière (ou générale) et de gestion (ou analytique). La comptabilité financière est obligatoire et très normalisée (le plan comptable et la liasse fiscale sont les mêmes pour tous). C’est celle des échanges avec toutes les parties prenantes. L’autre est interne et adaptée aux besoins des manageurs. Son objet est de déterminer les coûts. N’étant pas imposée par la législation, elle est plus souple.
- Outre l’enregistrement comptable, la fonction financière intègre surtout la prévision : gestion de la trésorerie, plan d’investissement, plan de financement… Elle englobe aussi une part d’analyse (diagnostic financier).
- La fonction recherche et développement (R & D) est celle du progrès technique et scientifique. Des ingénieurs élaborent des procédés ou de nouveaux produits, qui seront commercialisés plus tard à condition que le marché soit porteur.
- Les fonctions de contrôle sont remplies par plusieurs entités : contrôle de gestion, audit des procédures, contrôle de la qualité des produits…
- Les fonctions d’anticipation, d’administration, de représentation sont assurées par la direction générale. On peut ajouter à cette liste la communication externe. Dans les grandes entreprises, celle-ci est déléguée à une unité spécifique.
