Techniques et concepts de l'entreprise, de la finance et de l'économie 
(et fondements mathématiques)

Le système d'information

logo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Généralités sur le SI, aide à la décision

Le système d’information (SI) d’une organisation contribue-t-il à l’efficacité de la prise de décision ? Pour quiconque travaille en entreprise ou dans une administration, la réponse est évidemment oui. Contentons-nous de survoler ce vaste sujet : quelles sont les composantes d’un SI ? Quelles qualités celui-ci doit-il avoir ? En quoi améliore-t-il l’efficacité de la prise de décision ?

Les composantes

Un SI est un ensemble organisé de moyens matériels (ordinateurs, réseaux, serveurs…), logiciels, humains, organisationnels (procédures) et de données. Précisons qu’une donnée ne devient une information que lorsqu’elle est reçue et interprétée par quelqu’un. Schématiquement...

données => connaissance

Donc, ce processus consiste d’abord à collecter des données, soit dans l’organisation elle-même soit à l’extérieur, puis à les stocker et à les traiter. Certaines sont saisies manuellement tandis que d’autres proviennent de bases de données. Ces autres bases peuvent déjà se trouver dans l’entreprise, mais aussi être accessibles chez un partenaire ou avoir été achetées (fichier de prospects). Le traitement débute parfois par un nettoyage (élimination de données manifestement fausses, par exemple) et se poursuit par une mise en relation des données entre elles. Le contenu du site web que vous consultez en ce moment est essentiellement axé sur le traitement aval de l’information, c’est-à-dire sur les moyens techniques qui permettent à un professionnel de transformer des données en informations utiles pour lui-même ou pour les dirigeants. Toutes les techniques quantitatives sont programmables et sont déjà intégrées dans une flopée de logiciels.

Illustrons le processus par un exemple simple. Un commerce dispose, dans sa base de données, des quantités de chaque article actuellement en magasin (le passage en caisse mettant automatiquement à jour cette base). Le traitement, c’est le programme informatique qui compare en permanence le nombre d’articles avec celui qui a été défini comme le nombre minimum acceptable (stock de sécurité). L’information, c’est la liste des articles dont la quantité en magasin est devenue insuffisante. La décision est la commande de ces références auprès des fournisseurs.

Un SI assure l’automatisation de procédures comme celle-ci mais doit aussi permettre la réalisation d’études ponctuelles, notamment statistiques.

Un logiciel qui stocke les données et qui interagit avec elles, qui assure le partage, la sécurité et la cohérence des informations est un Système de Gestion de Base de Données (SGBD). La plupart du temps, plusieurs SGBD coexistent dans un SI.

Le socle d’un SI peut être un PGI (Progiciel de Gestion Intégrée), plus connu sous le nom d’ERP (Enterprise Resources Planning). Il s’agit d’une solution logicielle qui sert au moins deux domaines de l’entreprise. Par exemple, l’ERP peut couvrir les approvisionnements, la gestion de stocks, la planification de la production, la gestion comptable et les ventes. Les avantages sont nombreux, en particulier l’optimisation des processus et la cohérence des informations. Mais la mise en place est complexe, coûteuse et parfois risquée.

Les qualités requises

Un bon SI coûte cher mais un mauvais SI… peut coûter bien davantage !

Première qualité, la fiabilité des données. Si leur collecte est automatisée, il va sans dire que le SGBD doit les recueillir au bon endroit (bon fichier et bonne adresse) et peut-être respecter quelques garde-fous. Ces derniers sont nécessaires lorsque la saisie est manuelle (une date de naissance forcément antérieure à la date du jour, un montant inférieur à un plafond défini, etc.). En effet, certaines données recueillies sont inexactes car issues de dossiers mal remplis, de stocks dont des articles ont pu être détériorés ou volés, etc.

Deuxième qualité, la sécurité. Une bonne conservation des données et des informations stockées est indispensable, notamment une procédure de sauvegarde automatique dont la périodicité varie selon le rythme d’évolution des informations. La sécurité informatique exige l’acquisition de matériel mais aussi de logiciels qui permettent de se prémunir contre les malwares que sont les virus, les vers, les chevaux de Troie et autres sources de cauchemars pour informaticiens.

Troisièmement, un traitement rapide des données. La vitesse dépend de nombreux éléments comme les processeurs, la façon dont le système de gestion de base de données (SGBD) a été conçu ou encore les éléments physiques du réseau en particulier si les données sont stockées sur un serveur distant.

Enfin, il faut que les informations soient accessibles et disponibles.

Toutes ces qualités doivent être testées lors de la mise en place d’un SI ou simplement d’une modification même légère de celui-ci. La phase de tests est la dernière étape des travaux avant livraison (mise en service de l’application).

Le rôle du SI

Le fonctionnement interne de l’organisation est facilité par le SI : circulation de l’information, automatisation de tâches répétitives, diminution du risque d’erreurs, protection et actualisation des données…

Les relations avec l’environnement sont elles aussi simplifiées, notamment par la rapidité et la qualité des informations fournies. Exemple : un client peut préférer travailler avec un fournisseur doté d’un SI auquel il a partiellement accès et grâce auquel il sait en temps réel si les produits qu’il souhaite commander sont disponibles.

Mais, pour en revenir à la fausse question qui a introduit cette page, le SI est bien un outil d’aide à la décision. Grâce à lui, le manager décide en s’appuyant sur un maximum d’informations ce qui, dans un environnement instable, se traduit par un avantage concurrentiel. Les décisions elles-mêmes peuvent d’ailleurs être intégrées au SI (procédures automatiques de commandes, de relances…).

Prenons l’exemple d’un avantage concurrentiel dû au SI. Un concessionnaire-garagiste automobile propose des forfaits diagnostic sécurité. Il souhaite diffuser son offre chez tous les particuliers des environs qui possèdent une voiture de telle marque et de plus de six ans. Pour cela il achète le fichier d’une société qui dispose de plusieurs garages habilités à réaliser des contrôles techniques. Sa base de données enrichie permettra un mailing bien ciblé sur les automobilistes susceptibles d’être intéressés. Le concessionnaire dispose donc d’un triple avantage sur ses concurrents : il économise une campagne publicitaire surdimensionnée, ses clients seront sans doute plus nombreux et les autres concessionnaires auront moins d'opportunités d'attirer les propriétaires des véhicules concernés.

Enfin, l’avantage concurrentiel généré par un SI est également dû à des facteurs autres que l’aide à la décision : diminution des coûts par substitution du capital au travail, aide au contrôle stratégique, fiabilité des informations, etc.

Voir aussi la page SI et organisation, qui se situe également au niveau de l'initiation.

 

prédateurs

 

© JY Baudot - Droits d'auteur protégés