Diagrammes de flux
Dans toute organisation (entreprise, administration ou association), les données et les informations circulent non-stop. C’est grâce à elles que l’on peut décider rapidement, coordonner les équipes, communiquer efficacement et garder le cap sur les opérations. Sans une bonne circulation de l’information, une organisation devient vite inefficace : erreurs à répétition, doublons, retards, décisions mal fondées…
C’est pourquoi il est essentiel de comprendre comment l’information irrigue l’organisation et de savoir la représenter pour bien la gérer.
Cette page peut être considérée comme une ressource pour élèves de terminale STMG. Les flux seront donc ici symbolisés très simplement et non comme ils le sont en entreprise, avec des techniques comme le DFD ou le UML.
Informations
D’abord quelques définitions :
- Les données sont des faits bruts, non interprétés.
- Les informations sont des données traitées.
- Une connaissance est une information comprise.
Les acteurs de l’informations sont soit internes, soit externes à l’organisation. Ces derniers sont les clients, les fournisseurs, les banques, l’administration…
Selon leur nature, leur destinataire ou leur degré de confidentialité, le support des informations est soit physique, soit numérique. Il peut bien sûr être oral.
Un flux peut être :
- Entrant : l’information est reçue par l’organisation (commande d’un client, facture d’un fournisseur…)
- Sortant : l’information est envoyée par l’organisation (publicité, devis…)
- Interne : l’échange se fait au sein même de l’organisation (notes de service, rapports…).
Lorsque le flux est interne, la circulation peut être :
- Descendante : diffusée depuis les managers vers leurs collaborateurs (exemple : le directeur des ventes communique les objectifs mensuels).
- Ascendante : remontée du terrain vers la hiérarchie (exemple : les vendeurs remettent leurs résultats).
- Horizontale : entre services ou collègues de même niveau hiérarchique (exemple : le service commercial transmet les commandes au service logistique).
- Transversale : entre acteurs sans hiérarchie directe commune (exemple : une équipe projet échange avec plusieurs services).
Représentation
Représenter les flux permet de visualiser les échanges entre les différents acteurs. C’est une façon de modéliser la réalité pour comprendre comment l’information circule, éventuellement pour repérer les points de blocage ou les redondances et améliorer les processus de communication.
En management, une représentation aide à mieux comprendre l’organisation du travail et à optimiser la coordination.
Comme nous l’avons annoncé dans l’introduction, nous nous contenterons d’une représentation très basique.
- Des rectangles pour les acteurs, éventuellement en couleurs (acteurs internes en bleu clair et externes en vert clair)
- Des flèches pour représenter les flux : données, documents, messages... (flux externes en vert et internes en bleu)
- Parfois un rectangle central pour le système d’information.
Ce type de schéma n’est pas strictement normé, l’objectif étant surtout la clarté.
Attention, ce n’est pas un logigramme avec des conditions ! Il n’y a pas de losanges ! Ce type de diagramme sert uniquement à montrer qui envoie quoi et à qui, pas à décrire la logique d’un processus. D’ailleurs, comme ce n’en est pas un, on n’intègre pas non plus de symbole ovale pour indiquer un début et une fin.
Pour réaliser un diagramme de flux, la méthodologie est la suivante :
- Identifier les acteurs internes et externes.
- Lister les informations échangées.
- Déterminer le sens des flux.
- Tracer le schéma.
- Vérifier la cohérence (tous les flux sont-ils représentés ? Y a-t-il des doublons ?)
- Commenter le diagramme (que nous apprend-il sur le fonctionnement de l’organisation ?)
Exemple
Soit une entreprise de vente en ligne. Un client passe commande sur le site. Le service logistique prépare le colis, le service comptable émet la facture et le fournisseur de transport est informé de l’expédition par le service logistique (pour ne pas complexifier, nous éluderons le paiement par le client).
Les acteurs sont donc le client, le système d’information (SI), le service logistique, le service comptable et le transporteur. On suppose que le SI n’est pas intégré (pas d’ERP).
Intérêts et limites
Le diagramme de flux est utile pour :
- Analyser le fonctionnement interne d’une organisation
- Améliorer la communication entre services
- Détecter les points faibles (redondances, lenteurs, ruptures d’information)
- Concevoir ou améliorer un système d’information
- Former le personnel en visualisant les circuits de communication
- Renforcer la cybersécurité en identifiant les zones sensibles
- Garantir la conformité avec la réglementation (RGPD…)
- Accompagner la transformation digitale
- Aider à comprendre les relations humaines et organisationnelles.
En résumé, c’est un outil d’analyse et d’aide à la décision.
Bien que très pratique, le diagramme des flux présente quelques limites.
- Il ne montre pas la chronologie exacte des échanges
- Il ne précise pas le contenu détaillé des messages
- Il simplifie parfois trop la réalité
- Il ne prend pas toujours en compte la dimension informelle des communications (discussions, échanges verbaux, etc.).
C’est pourquoi il est souvent complété par d’autres outils, comme des organigrammes, des cartes des processus et des modèles de données.
