Système d'information et organisation : généralités

Acteurs, fonctionnalités et services du SI

Dans une organisation (entreprise, collectivité publique, association), le système d’information (SI) s’appuie sur des applications informatiques variées et complémentaires ainsi que sur divers acteurs qui enrichissent et, en retour, bénéficient d’un véritable cerveau collectif. Voyons qui peuvent être ces acteurs et quels sont les types de services que peut rendre le SI. Il ne s’agira que de quelques illustrations car ce sujet est trop riche pour être traité en une seule page d’initiation…

organisation

Les acteurs

Les acteurs du SI sont des personnes physiques ou morales, internes ou externes (par exemple, le service paie de l’entreprise est un acteur interne moral). Ils interviennent en tant qu’utilisateurs ou fournisseurs de données (voire les deux pour les plus vernis).

Les externes sont des clients, des fournisseurs, des banquiers… Précisons qu’un acteur intervient volontairement sur le système : si une entreprise peu scrupuleuse capte votre adresse électronique à votre insu et l’intègre dans sa base, cette information devient une donnée dans son SI mais vous n’êtes pas pour autant l’un de ses acteurs.

Les informaticiens et les utilisateurs qui font partie de l’organisation sont quant à eux des acteurs internes. Là encore, être représenté dans un fichier ne signifie pas être acteur du SI. Un ouvrier qui ne travaille pas sur ordinateur et ne remonte aucune information auprès de sa hiérarchie, mais dont les coordonnées figurent, heureusement pour lui, dans le fichier paie, n’est pas un acteur du SI.

Les accès au SI sont nécessairement adaptés aux utilisations : chacun a des droits propres, en fonction de son rôle dans l’organisation. On imagine mal un client modifiant la commande d’un autre client dans le système informatique de son fournisseur ! Certains peuvent ajouter ou modifier des données tandis que d’autres ne peuvent que les consulter. Par exemple, chaque commercial entre le montant de ses ventes dans le SI, sans avoir connaissance de ceux qui sont entrés par ses collègues, tandis que le contrôleur de gestion consulte l’ensemble des ventes réalisées par chaque commercial mais ne peut pas les modifier.

Malgré ces nécessaires restrictions, c’est bien la multiplicité des accès qui enrichit le SI et le rend indispensable à la survie même de l’organisation (il suffit d’observer le désarroi général lorsqu’une panne informatique survient). Chacun tient son rôle dans le SI comme chacun tient le sien dans l’organisation (les acteurs n’étant d’ailleurs pas tout à fait les mêmes).

Les fonctionnalités et services

Le SI permet plusieurs fonctionnalités, souvent accessibles avec les mêmes matériels et réseaux (possibilités que tout le monde considère comme allant de soi) : saisir des informations, les stocker, les traiter (effectuer des calculs, retoucher des photos, etc.) et les diffuser. Par diffusion, il faut comprendre les différents flux d’informations : e-mail, forum, flux RSS, etc. Quant au traitement, il peut s’étendre à l’aide à la décision fournie par un SIAD.

Il existe des SI par métier. Par exemple, le SI des ressources humaines (SIRH) est alimenté par des données signalétiques (matricule, nom, date de naissance, date d’entrée, emplois…) et de paie des salariés (toutes les informations qui permettent d’établir les bulletins de paie). Ainsi, les services qu’il rend relèvent de l’administratif (paie, congés, notes de frais, médecine du travail…) et de la gestion de carrière (CV, entretiens annuels, compétences, formations…). Grâce au SIRH, il est inutile de gérer plusieurs fichiers du personnel avec tous les risques d’erreur que cela comporterait à chaque mise à jour. En revanche, le SIRH n’intègre pas les performances quotidiennes des commerciaux qui font partie d’un autre SI.

Ces SI s'appuient sur des progiciels de gestion dédiés à une fonction de l'organisation, par exemple la comptabilité (Ciel, Sage, Ciel, CEGID, EBP…). Certains sont payants, d'autres sont gratuits.

À l’inverse des logiciels spécialisés, les ERP (ou PGE) sont des applications qui servent au moins deux fonctions, parfois toutes (SAP, Oracle, Silog, Microsoft Dynamics…). Là encore, certains ont la bonne idée d’être gratuits.

Au-delà des applications liées aux métiers, il en existe d’autres qui sont transversales, c’est-à-dire qui peuvent être utilisées telles quelles par tout membre de l’organisation et même par les particuliers : les suites et intégrés bureautiques (Pack Office de Microsoft, OpenOffice, LibreOffice…), les services de messagerie ou encore les fournisseurs d’accès à Internet. Une suite bureautique permet de réaliser tous les travaux de base grâce à des progiciels qui sont commercialisés ensemble. La plus connue est Microsoft Office qui comprend un tableur (Excel), un traitement de texte (Word), un outil de présentation (PowerPoint), un SGBDR (Access), etc. Un intégré bureautique est composé d’un seul progiciel polyvalent. Les types de fonctionnalités ne relèvent pas de progiciels différents mais de plusieurs modules d’un même produit.

Progiciels et éditeurs mentionnés dans cette page

Sage :

http://www.sage.fr/fr/nos-produits

Ciel by Sage :

http://www.ciel.com/

CEGID :

http://www.cegid.fr/

EBP :

http://www.ebp.com/

Logiciels gratuits de comptabilité :

http://www.logitheque.com/logiciels/windows

SAP :