Communications en ligne et intelligence collective
Le partage de l’information est une qualité essentielle du bon fonctionnement dans une organisation. Certes, vous trouverez toujours quelques individus qui la conservent jalousement, voyant dans sa rétention une façon de marquer leur pouvoir ; mais globalement les mentalités ont évolué au cours des dernières décennies et ce comportement est aujourd’hui largement décrié. Pourquoi ? D’une part en raison d’une prise de conscience : la circulation de l’information est à juste titre considérée comme l’huile qui permet de faire tourner les rouages d’un système. D’autre part les NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) fonctionnent sur le partage et, du coup, le rendent plus ou moins obligatoire…
Vocabulaire
Le terme de NTIC est un peu flou, en particulier lorsqu’il s’agit de le distinguer de celui de TIC. Pour simplifier, considérons que les NTIC étaient les TIC qui utilisaient Internet à haut débit. Mais aujourd'hui le haut débit n'a plus rien de nouveau et l'acronyme NTIC a presque disparu.
Lorsqu’elles transitent par les réseaux informatiques, les relations d’une organisation avec l’extérieur sont connues sous le terme d’e-communication, ou communication électronique.
L’e-communication
Les échanges électroniques externes prennent plusieurs formes.
Le courrier électronique (e-mails) n’est plus à présenter. Largement employé dans la vie privée comme dans le cadre professionnel, le courriel est un mode de diffusion privilégié tant en interne qu’à l’extérieur. Peu formel, il s’est progressivement substitué à bon nombre de courriers papier et peut s’accompagner de pièces jointes, même volumineuses (rapports, vidéos, extractions de bases de données…). Le courrier électronique remplace aussi avantageusement le téléphone : il ne risque pas de déranger le destinataire, peut être expédié 24 heures sur 24, etc. Mais cet outil, grâce auquel il est possible d’envoyer presque gratuitement des messages à des milliers de destinataires, est TROP pratique. Il est fréquent d'en recevoir une quantité exagérée. Conséquence, on passe un temps déraisonnable à les lire sur le lieu de travail. D’autant que la plupart d’entre eux sont des spams, c’est-à-dire des publicités indésirables.
Pour éviter de recevoir trop de spams, il est conseillé de créer deux adresses : la principale est communiquée à des individus choisis et l’autre est réservée aux newsletters. En effet, les listes de diffusion figurent dans des bases de données qui sont souvent vendues à des annonceurs indélicats. Il sera toujours possible de remplacer cette seconde adresse par une nouvelle lorsque les spams deviendront trop nombreux !
Si vous estimez que les fonctionnalités offertes par votre fournisseur d'accès à Internet sont insuffisantes, vous pouvez installer un logiciel de messagerie.
Le site web (website) est devenu un outil incontournable de communication pour toutes les organisations vis-à-vis de l’extérieur, même pour les plus petites d’entre elles (voire pour les entrepreneurs individuels). Ils sont accessibles par une adresse web, via Internet. Dans la pratique, ce sont souvent des moyens de diffuser des informations et d’en recueillir mais ce ne pas vraiment des lieux de réels échanges, sauf s’ils incluent un forum (et à condition que celui-ci soit actif).
Le blog est plutôt un journal. Ce mot vient de l’anglais web log (journal de bord). C’est un site d’articles classés du plus récent au plus ancien. Tous les sujets imaginables sont traités par la blogosphère (ensemble des bloggeurs) mais une entreprise ou une association s’en tient évidemment à son objet et l’entretient en complément de son site. Le blog possède sa propre adresse Internet. Certains préfèrent cependant intégrer un journal au site (et donc à la même adresse).
Le forum est un lieu virtuel de discussion. Il est contenu soit dans le blog soit dans le site web, quoique cette distinction n’est pas toujours pertinente ; les canaux de l’e-communication d’une organisation sont très liés entre eux et les « frontières » ne sont que des repères pour faciliter la navigation des internautes. Il est ainsi possible pour tout internaute de donner un avis à propos d’un produit sur un forum d’entreprise ou sur certains forums indépendants. Attention, les messages peu crédibles fleurissent sur certains d’entre eux, appelés « flogs » (contraction de fake blogs) qui regorgent d’avis trop favorables. Le tourisme, la cosmétique et les produits pharmaceutiques y sont particulièrement exposés.
La newsletter ou lettre d’information est un document envoyé périodiquement dans les boîtes électroniques des abonnés. Elle peut prendre la forme d’un sommaire, d’une photo, d’un billet d’humeur, d’un magazine… Certaines lettres sont payantes mais la gratuité est très fréquente.
Le flux RSS (really simple syndication) est un fichier émis à destination des abonnés chaque fois que de nouvelles informations sont ajoutées sur un site. Moins volumineux que les newsletters, les flux RSS sont des résumés des mises à jour. Ils peuvent contenir des liens hypertextes.
Communautés en ligne et réseaux sociaux
Une communauté en ligne est un ensemble d’individus qui se retrouvent volontairement sur un forum (ou tout autre mode de communication qui n’est pas un face-à-face) pour discuter d’un thème qui les intéresse. Ce peut être un domaine professionnel, un hobby, des sujets de réflexion…
Les réseaux sociaux sont des ensembles de personnes (physiques et morales) qui communiquent via un media social (Facebook, X, Badoo…). En France, les deux principaux réseaux professionnels sont Viadeo et LinkedIn.
Les motivations pour s’inscrire sur ces derniers sont multiples : se faire connaître ou reconnaître, recruter ou trouver un emploi, chercher un partenaire commercial, se constituer un carnet d’adresses ou simplement se renseigner sur quelqu’un après un premier contact ou retrouver un ami d’enfance. Selon le service que l’on en attend, il est possible d’opter pour une inscription gratuite ou une formule payante.
Les outils collaboratifs
Les outils collaboratifs permettent un partage du travail et des connaissances à distance grâce aux TIC. Ainsi, des projets peuvent être réalisés par des équipes dont les membres, disséminés autour du monde, ne se sont jamais vus physiquement (la grande majorité des tâches collaboratives complètent tout de même des réunions physiques !). Ils comprennent des outils synchrones (tchats et téléconférences), d’écriture partagée (révision de fichiers), de coordination (agendas partagés et workflows) et de gestion des connaissances (forums, wikis...).
Les groupwares sont les logiciels qui rendent possible le partage de documents à distance.
Conclusion : l’intelligence collective
Les TIC favorisent une véritable intelligence collective. Certes, toute société a partagé des connaissances communes bien avant l’existence des TIC mais aujourd’hui, chaque individu connecté à Internet bénéficie d’un « réservoir » de connaissances colossal et d’une capacité non moins extraordinaire à les communiquer. Cette interaction entre l’individuel et le collectif s’accompagne d’un état d’esprit particulier, notamment en entreprise où les rôles hiérarchiques sont bousculés.
Paradoxalement, l’intelligence collective qui nécessite un fort esprit d’équipe se traduit aussi par une plus grande autonomie (décentralisation de l’accès aux informations).
