Les notes internes

Note de service et note d'information

 

Dans la plupart des organisations (entreprises, fonction publique…), les différents membres s’écrivent entre eux. En effet, à moins de travailler dans une structure très petite ou dont une langue commune n’est pas majoritairement maîtrisée, il est impératif de communiquer par écrit pour diverses raisons. Les courriels sont les plus utilisés mais parfois, lorsque la démarche revêt un caractère plus officiel, le type d’information à échanger nécessite un formalisme plus rigoureux.

La note interne est alors le vecteur approprié.

Il en existe deux types : la note d’information et de la note de service. Cela étant, toutes les organisations ne font pas la différence entre les deux.

 

Deux types de notes

La note d’information ne fait que transmettre un message indicatif. Rien de contraignant. Sa diffusion n’est pas obligatoirement descendante, aussi un salarié peut-il informer certains de ses collègues ou ses supérieurs hiérarchiques d’une décision ou d’un évènement par ce type de note.

Notez qu’une note d’information peut être transmise à chaque destinataire mais peut aussi être affichée.

La note de service, ou note d’instruction, émane de la hiérarchie (pas forcément d’un chef de service). Elle s’adresse à une catégorie de personnel. Il s’agit de consignes à suivre impérativement. Pour autant, le ton ne doit pas être autoritaire.

Exemple : une photocopieuse a été installée. Les utilisateurs potentiels sont mis au courant par une note d’information. Puis il a été décidé que chaque collaborateur ne devait pas dépasser un certain plafond de photocopies. Cette fois, c’est par une note de service que l’information est transmise.

La note de service peut aussi être diffusée à d’autres destinataires, indirectement concernés. Par exemple, un directeur des ventes adresse une note aux commerciaux pour leur signifier un montant maximal de remboursement de frais de mission mais adresse une copie de la note au DRH et au contrôleur de gestion afin qu’ils sachent que les commerciaux ont bien été informés.

 

Formalisme

La forme diffère selon les organisations mais quelques usages s’appliquent.

Une note est datée et signée. En principe, le nom et la fonction de l’émetteur figurent en haut à gauche puis sont rappelés au-dessous de la signature (ce qui s’appelle la souscription).

Les destinataires sont indiqués ensuite (non nominativement lorsque la note s’adresse à un groupe individualisable). Si c’est une note de service, les éventuels destinataires en copie sont indiqués. Bien sûr, cela n’a aucun sens de mettre en copie des destinataires d’une note d’information…

Exemple (note de service) :

Ensuite, il est fréquent d’indiquer une référence (par exemple les initiales de l’assistant qui a tapé la note, suivies de l’année et d’un numéro). Cette pratique est recommandée pour un archivage efficace.

Puis vient l’objet, qui s’apparente à un titre. Il est unique ; une note ne traite que d’un seul sujet. Si deux informations doivent être diffusées, il faut rédiger deux notes.

Et enfin, le message…

 

Rédaction

Le plan est assez sommaire. Pas de titre de civilité. Une introduction rapide situe le sujet. Puis vient le développement, qui est le cœur du message. Ensuite, la conclusion ne résume pas ce qui précède mais précise ce qu’il faut en faire (diffuser le message, agir, respecter les consignes…). Ni formule de politesse, ni remerciement.

Le style est impersonnel. Seules les notes de service impliquant le rédacteur comportent le pronom « je ».

En général, une note tient sur une seule page.

 

Standardisation

Dans une organisation donnée, les notes respectent une charte graphique. Le logiciel de traitement de texte doit donc être paramétré en conséquence (mise en page, police de caractère, présence ou non d’un logo…).

 

Exemple de note de service