Outils et enjeux de la GEPP
Dans toute organisation (entreprise privée, organisme public…), la préparation de l’avenir est une activité quotidienne nécessaire. D’où l’utilisation de budgets, d’études de marchés, de plans de financement, voire de techniques statistiques prévisionnelles. Bref, un beau panel de méthodes dont beaucoup sont développées sur ce site web.
Les ressources humaines n’échappent pas à la règle. Elles aussi doivent être anticipées à moyen et long terme. L’enjeu est de savoir si les ressources d’aujourd’hui seront encore adaptées à l’environnement dans trois ou cinq ans ainsi qu’aux nécessités de la stratégie mise en œuvre.
Et comme le monde bouge très vite, la réponse est toujours non !
Bref historique et définition
Aux États-Unis, des modèles prévisionnels existent depuis la fin des années 60 Les premiers d’entre eux s’appuyaient sur une matrice SWOT. Puis une longue période de doute suivit le premier choc pétrolier (1973). Dans les années 80, de nouveaux modèles furent développés et importés en Europe. Il fallait admettre que l’ampleur des vagues de licenciements massifs dans l’industrie aurait pu être en partie évitée par une meilleure anticipation des mutations de cette fin du vingtième siècle.
Le rôle de la GPE (Gestion Prévisionnelle des Emplois) était surtout d’anticiper les réductions d’effectifs et de prévoir le recrutement pour occuper de nouveaux métiers afin d'accompagner l’automatisation et le développement de l'outil informatique.
Puis la GPE a fait place à la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences), avec une définition beaucoup plus précise. Selon la définition qu'en donnait le ministère de l’emploi en 2014 :
- La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est une méthode pour adapter – à court et moyen termes – les emplois, les effectifs et les compétences aux exigences issues de la stratégie des entreprises et des modifications de leurs environnements économique, technologique, social et juridique.
La GPEC est une démarche de gestion prospective des ressources humaines qui permet d’accompagner le changement.
Elle doit permettre d’appréhender, collectivement, les questions d’emploi et de compétences et de construire des solutions transversales répondant simultanément aux enjeux de tous les acteurs concernés : les entreprises, les territoires et les actifs.
Alors que la GPE n’était centrée que sur les besoins de l’entreprise, la GPEC prenait en compte ceux des salariés ainsi que l’environnement économique et territorial.
La démarche consiste à évaluer les écarts qui peuvent survenir entre les ressources et besoins actuels et futurs (trois à cinq ans), tant du point de vue quantitatif (les effectifs, donc les emplois) que qualitatif (les compétences), puis à engager les ajustements nécessaires. Depuis les années 90, on cherche davantage à faire évoluer les salariés qu’à les remplacer par d’autres mieux formés.
Si la GPEC reste une pratique intuitive dans les petites structures, elle s’appuie, dans les grandes entreprises, sur des services dédiés et sur les prestations de consultants.
En France, la GPEC est devenue une obligation légale en 2005 (loi Borloo). En 2017, elle a été remplacée dans les textes par la Gestion des Emplois et Parcours Professionnels (GEPP), du moins dans les grandes entreprises et les PME qui le souhaitent. En effet, la GPEC n'a pas du tout disparu.
En insistant sur le parcours du salarié et la formation continue qui lui est nécessaire pour rester employable, la GEPP s’inscrit davantage dans une dynamique de long terme au service de l’emploi. Les besoins individuels sont mieux pris en compte. Parmi les contraintes externes, la transition écologique est désormais mentionnée.
Les outils de la GEPP
La GEPP s’appuie sur un certain nombre de documents.
- L’organigramme est un outil d’information à destination des acteurs internes et externes. C’est aussi un outil de travail pour envisager une réorganisation.
- Les fiches de postes permettent à la DRH de connaître les activités, compétences et responsabilités liées à chaque emploi dans l’entreprise.
- Les entretiens annuels d’évaluation que chaque salarié doit avoir avec son ou ses manageurs permettent à la DRH de connaître les compétences de chacun. Ils sont complétés par les entretiens professionnels dont le but est de faire le point, tous les deux ans, sur le parcours et les aspirations des collaborateurs.
- La pyramide des âges. Cette dernière peut montrer, par exemple, un vieillissement de la population. En soi, ce n’est pas forcément un problème mais des départs à la retraite très nombreux peuvent se traduire par une perte de savoir-faire si une nouvelle génération ne prend pas le relais à temps (en particulier pour certains métiers dits manuels).
- Une cartographie des métiers et des compétences.
En page de processus de la GEPP, vous en saurez plus sur les ajustements entre ressources et besoins.
Enjeux pour le salarié
Pour les salariés, la GEPP offre d’appréciables avantages.
Grâce à elle, leurs carrières sont gérées à un horizon de moyen terme. Cela leur permet de découvrir d’autres métiers en s’y étant préparé par les formations adéquates. Bref, de connaître de nouveaux horizons, sources de développement personnel.
De plus, la mobilité fonctionnelle est le gage d’une bonne employabilité.
Enfin, par sa finalité préventive, la GEPP procure une certaine sécurité de l’emploi. Ceci ne signifie pas qu’elle n’implique aucun licenciement mais on peut supposer que sans elle ils auraient été plus nombreux.
Ces éléments contribuent à faire de la GEPP un facteur de motivation pour le plus grand nombre.
Logiciels
Il existe des dizaines de logiciels sur le marché. Même si vous n’êtes pas acheteur, vous apprendrez beaucoup sur la GEPP en surfant sur les sites des éditeurs.
Exemples :
Pour les entreprises de 20 à 500 salariés, un outil pour la DRH mais aussi pour les manageurs et d'une façon générale pour l'ensemble des salariés :
https://www.eurecia.com/logiciel-competences
Un logiciel de référence :
https://www.cegid.com/fr/produits/cegid-talentsoft/
Voir aussi :
https://www.bizneo.com/fr/gestion-des-competences-gpec/
https://www.altays.com/fr/logiciel-gpec/
https://www.valsoftware.com/fr/gestion-emplois-parcours-professionnels-gepp/
