E-administration
Aujourd’hui, presque tout se fait en ligne : commander un vêtement, réserver un billet de train, apprendre ou réviser sur le web comme vous êtes en train de le faire…
Les administrations ont suivi le mouvement. Déclarer ses impôts, demander une carte grise, consulter ses remboursements de santé ou s’inscrire à l’université : toutes ces démarches passent par des plateformes numériques. On parle d’administration électronique, ou e-administration. Derrière cette évolution, il y a la volonté de rendre les échanges entre les usagers et les services publics plus rapides et plus simples.
La présentation qui suit entre dans le cadre du programme de terminale STMG (cours de management, sciences de gestion et numérique). Il est certain que les rédacteurs de ce programme ont connu un avant et un après numérique puisque l’accent est mis sur les avantages liés à la digitalisation, atouts évidents pour des élèves qui considèrent l’idée même d’envoyer un dossier papier par courrier comme de l’archéologie.
Définition
L’administration électronique désigne l’utilisation des technologies numériques par les administrations publiques pour communiquer avec les citoyens, les entreprises et les autres administrations.
Elle concerne donc tous les services publics qui utilisent Internet et les outils numériques pour :
- transmettre des informations,
- réaliser des démarches administratives,
- stocker et partager des documents,
- automatiser certains traitements,
- améliorer les échanges entre services publics.
L’administration électronique transforme la manière dont l’État fonctionne. Autrefois, de nombreuses démarches nécessitaient un déplacement physique, des formulaires papier et des délais de traitement parfois très longs.
Désormais, une grande partie des procédures peut être réalisée en ligne, 24 heures sur 24 (déclaration des revenus sur le site des impôts, demande d’une carte d’identité, inscription sur Parcoursup…).
Liberté d’accès aux documents administratifs
L’administration électronique s’appuie aussi sur un principe important : la transparence administrative.
En France, depuis la loi de 1978 sur la liberté d’accès aux documents administratifs, les citoyens peuvent consulter certains documents détenus par les administrations.
Cette loi a renforcé les droits des usagers. Elle considère que les administrations doivent rendre accessibles de nombreux documents publics. Ainsi, de nombreuses informations sont disponibles en ligne.
Exemples : résultats électoraux, budgets publics, textes officiels, formulaires, certaines statistiques (d’ailleurs de nombreuses données reprises sur ce site sont issues du site de l’INSEE) et autres données en open data…
Objectifs
- Le premier objectif est de rendre les démarches plus simples pour les usagers : téléchargement de documents, formulaires numériques, signatures électroniques, suivi des dossiers en temps réel…
Les plateformes numériques permettent aussi d’éviter certaines erreurs grâce aux contrôles automatiques. Par exemple, un formulaire peut signaler immédiatement un champ oublié ou un document manquant. - Le gain de temps est appréciable. Un document transmis électroniquement arrive immédiatement au service concerné. Les administrations peuvent traiter plus rapidement les demandes.
- Le numérique permet aussi de limiter certaines dépenses : moins de papier, d’envois postaux et d’archivage physique, réduction des déplacements… L’administration cherche donc à améliorer son efficacité tout en maîtrisant ses coûts.
- L’administration électronique facilite les échanges. Les informations peuvent circuler plus rapidement et être partagées plus facilement. Par exemple, certains documents transmis à une administration peuvent être récupérés automatiquement par une autre administration, évitant à l’usager de fournir plusieurs fois les mêmes pièces.
Processus
L’administration électronique permet de bien comprendre la notion de processus. Un processus est un ensemble d’activités organisées permettant de transformer des informations ou des ressources pour atteindre un objectif. Dans une administration, ce sont les étapes nécessaires pour traiter une demande.
Prenons l’exemple d’une demande de bourse étudiante. Les étapes peuvent être représentées ainsi :
Limites et difficultés
Même si l’administration électronique présente de nombreux avantages, elle pose aussi quelques difficultés.
- Tous les citoyens ne maîtrisent pas les outils numériques. Certains ne possèdent pas d’ordinateur, rencontrent des difficultés avec Internet ou ne savent pas utiliser les plateformes administratives. Pour cette raison, certaines administrations maintiennent des accueils physiques.
- En outre, les plateformes numériques peuvent rencontrer des problèmes techniques.
- Les services publics peuvent être victimes de cyberattaques. Un pirate peut bloquer un service ou voler des données. La cybersécurité est donc un enjeu majeur pour les administrations.
Échanges
Le numérique facilite les relations entre l’administration et les citoyens. L’usager devient plus autonome pour réaliser ses démarches, consulter ses informations et suivre ses demandes.
Mais la e-administration ne concerne pas que les relations avec les usagers. Les administrations échangent aussi des informations entre elles pour éviter les demandes répétées de documents et simplifier les démarches.
