Mise en exergue de données avec tableurs
La mise en forme conditionnelle est un outil merveilleux. Elle fait ressortir toutes les cellules d’une feuille de calcul qui correspondent à des critères choisis.
Cette page vous donne le mode d’emploi pour Excel et survole Google Sheets. Elle vous présente aussi une mise en pratique pour l’un de ses terrains de jeu favoris : le nettoyage de données. Comme le but est pédagogique et non de montrer des cas réalistes, les données seront peu nombreuses. En pratique, cette opération est inutile sur des tables aussi petites mais elle n’a pas non plus d’intérêt lorsque le nombre d’enregistrements est trop gigantesque pour qu'ils soient intégralement visualisés.
Le principe
La mise en forme conditionnelle consiste à appliquer un certain format (généralement des couleurs) si des conditions sont remplies. Celles-ci peuvent reposer sur des critères quantitatifs ou s’appliquer à des chaînes de texte.
Présentons l’utilisation la plus simple avec Excel. Soit quatre titres d’opéras avec leurs compositeurs, dont on souhaite qu’ils s’affichent en rouge lorsqu’il s’agit de Mozart. Nous sélectionnons la colonne A puis, dans le coin inférieur droit, un bouton apparaît. Clic gauche dessus pour obtenir le menu contextuel :
Sélection du premier bouton Cellules… pour obtenir une fenêtre. Dans ses champs, saisir Mozart et texte rouge.
Validez et le nom de Mozart apparaît en rouge.
Notez que cette mise en forme n’est pas sensible à la casse. Si la majuscule avait été oubliée, le nom de Mozart aurait tout de même été sélectionné.
Avec Google Sheets il faut un clic droit sur le point en bas à droite de la zone sélectionnée, puis dans le menu qui apparaît choisir Afficher plus d’actions sur les cellules. La suite est très intuitive.
Les doublons
La mise en forme conditionnelle peut vous aider à détecter les doublons. Avec Excel, procédez comme ci-dessus mais en cliquant cette fois-ci sur la deuxième icône du menu contextuel. Autre voie possible, sélectionnez le tableau puis, dans l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle, puis Règles de mise en surbrillance des cellules et Valeurs en double… comme ceci :
Là, vous pouvez personnaliser le format. Nous souhaitons mettre en évidence les valeurs en double grâce à un fond bleu. Donc Format personnalisé…
Puis nous choisissons un remplissage bleu. Ci-dessous, nous voyons tout de suite qu’un même matricule se trouve deux fois dans la base.
Le menu de Google Sheets ne propose pas l’option « doublons ».
Les valeurs aberrantes
Détectons des valeurs trop élevées pour qu’elles ne soient pas des erreurs. Cette fois-ci, nous souhaitons que toute la ligne soit mise en évidence et pas seulement une colonne (technique intéressante lorsqu'on a un grand nombre de colonnes).
Dans notre exemple, un enregistrement de saut supérieur à 2 mètres est considéré comme un oubli de saisie du séparateur décimal.
Sélection du tableau en entier (hors intitulés dans cet exemple) puis de l’icône Mise en forme conditionnelle, comme dans l’exemple précédent. Dans le menu, cliquez sur Nouvelle règle… Dans la fenêtre qui s’affiche, descendez sur Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué. Ensuite, il faut saisir une formule dans le champ de modification de règle. Rappel : les valeurs sur lesquelles porte la mise en forme sont en colonne B et c’est la cellule A2 qui est en surbrillance. La formule est = $B2 > 2. Notez bien le $ qui fige la colonne mais surtout pas la ligne (ne pas écrire $B$2). Choisissez un format. Ici, un fond jaune.
Le résultat est le suivant :
Si vous faites ce type de manœuvre avec Google Sheets, vous n’êtes pas dépaysé d’Excel :
Voir également la mise en forme conditionnelle sur tableaux (Excel et Google Sheets).
