Techniques et concepts de l'entreprise, de la finance et de l'économie 
(et fondements mathématiques)

Le travail collaboratif

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Travail collaboratif : particularités et outils

Si l’on considère que la collaboration est une participation à une action commune, il est évident qu’elle a toujours existé, y compris avant l'apparition de notre chère humanité. Par exemple, certains prédateurs collaborent entre eux pour attaquer une proie. Il s’ensuit que tout travail humain collectif est, par définition, collaboratif. Toutefois, on donne aujourd’hui à ce terme un sens particulier, plus restrictif bien qu’encore imprécis.

Ainsi, le travail collaboratif repose sur une communication formelle en RÉSEAU et non plus hiérarchique. Son but est la réalisation de projets d’équipe, l’apprentissage en commun ou la résolution de problèmes grâce au partage des connaissances, compétences ou opinions sans l’entrave des contraintes matérielles ou des pesanteurs organisationnelles. Cette façon de travailler exige et favorise une bonne coordination des tâches. C’est en 1989 que le premier logiciel de travail collaboratif est apparu (Lotus Notes). Aujourd’hui, alors que les NTIC sont devenus le support « naturel » de cette forme d’échanges, il existe une pléthore de logiciels, gratuits ou payants, et de moyens techniques sur lesquels s’appuie le travail collaboratif.

Bref, la collaboration apparaît comme la forme la plus aboutie du travail en commun :

Production d’informations ⇒ Communication ⇒ Collaboration

Si l’on traduit cette progression en termes de TIC :

Bureautique ⇒ Messagerie ⇒ Espaces de travail collaboratif.

Des positionnements hiérarchiques réinventés

La collaboration obéit à une logique de travail particulière. Pourquoi ?

Toute personne habilitée peut intervenir sur un projet, quel que soit son niveau hiérarchique. Un document que réalise un salarié peut être modifié sous ses yeux par l’un de ses collègues ou collaborateurs. Par ailleurs, la situation géographique n’a aucune importance (sauf quand le décalage horaire impose un réveil en pleine nuit pour participer à une webconférence !).

Dans ce contexte, les managers deviennent surtout des organisateurs ou des chefs d’orchestre : si les NTIC facilitent leurs activités de contrôle, ils ne centralisent plus les informations comme autrefois.

Ce repositionnement des rôles, souvent déstabilisant, ne concerne pas que les managers : tous les intervenants doivent prendre l’habitude de partager leurs connaissances, être plus réactifs… Il doivent mettre leur ego de côté car une fois le travail terminé, il est difficile de distinguer les contributions des uns et des autres. Bref, du vrai travail d’équipe !

Les outils collaboratifs

Les outils matériels et immatériels sont de deux ordres : synchrones et asynchrones. Les premiers permettent une collaboration en temps réel tandis que les seconds, qui reposent sur l’écrit, sont ceux qui s’accompagnent de l’état d’esprit évoqué ci-dessus.

Une plate-forme de travail collaboratif est un environnement de développement qui centralise tous les outils liés à la conduite d’un projet. Les acteurs se connectent sur un site sécurisé qui intègre les fonctionnalités propres à ce type de travail : groupware (logiciel dont la fonction est le partage de ressources à distance en vue d’un travail collaboratif), base de connaissances, messagerie, forum, blog, système de notation des articles, calendrier, archives, trombinoscope... Exemples : Slack, Open Atrium, Agora Project…

Les outils synchrones

La messagerie instantanée (chat ou tchat) : l’utilité sociale de ce mode de communication (conversations écrites en temps réel) en a fait un outil très répandu, dans les foyers comme dans les entreprises. Entre autres avantages, on sait si le correspondant sera disponible, ce qui n’est pas le cas avec le téléphone. Aujourd’hui, la messagerie s’inscrit dans une véritable panoplie multimédia (vidéos, documents écrits…). Les services de tchat privé font partie des fonctions habituelles des plates-formes mais ils sont aussi proposés aux organisations par des éditeurs de logiciels spécialisés (HipChat, Campfire…).

Les outils synchrones regroupent aussi les différents types de téléconférences : audioconférence, visioconférence, webconférence... Ces rencontres à distance s’affranchissent si bien des contraintes de lieu qu’il est tout à fait possible de participer à une réunion virtuelle lorsqu’on est coincé dans un embouteillage.

Les outils asynchrones : outils de coordination, travail partagé et knowledge management.

1- Parmi les outils de coordination, mentionnons les agendas partagés et les workflows.

L’agenda partagé, par Internet ou en interne, permet de fixer des dates de réunion, de transmettre des messages téléphoniques, de consulter ou modifier des plannings… Chacun est maître de son agenda mais accepte que celui-ci soit partiellement ou totalement accessible par d’autres. Exemples d’outils : Outlook, Doodle (pour la planification des réunions), etc.

Le workflow est la gestion informatique des tâches et des acteurs. C’est un outil de coordination.

2- Le travail partagé : il regroupe les outils de partage et de stockage (Google Drive, Dropbox, Zoho Docs…), les wikis (Cf. ci-dessous), les éditeurs de textes collaboratifs en ligne, les blogs, les outils de brainstorming…

Le wiki est un site web dynamique, modifiable soit par tous, soit sur autorisation. Wiki signifie « vite », en hawaïen. Wikipédia est le plus célèbre d’entre eux mais il existe de nombreux wikis sur des sujets pointus et même internes à certaines organisations. Les wikis d’entreprise ont des finalités variées : certains se limitent à la réservation de salles de réunions alors que d’autres ont un rôle central en R&D. Lorsqu’une modification est considérée comme inopportune, il est possible de revenir à la situation antérieure.

Les traitements de texte en ligne (Zoho Writer, Google Documents, OpenGoo…) permettent la révision de fichiers en mode collaboratif : chaque acteur peut modifier et annoter un document. Bien sûr, les versions successives sont sauvegardées. Mais tout est transparent : on sait qui a apporté une modification et quand. Les modifications peuvent bien sûr être refusées par les autres intervenants. Les pads sont quant à eux de simples éditeurs de texte collaboratifs.

Les logiciels de gestion de tâches et de projet vont au-delà du simple agenda. Ils incluent des moteurs de recherche, des to-do lists,  des outils bureautiques avec fonctions de partage, la possibilité de réaliser des diagrammes de Gantt, des tableaux de répartition des tâches, des diagrammes heuristiques… Exemples : Producteev, daPulse…

Certains outils sont très spécialisés, soit dans leurs fonctionnalités, soit dans un domaine d’activité particulier : choix collaboratif de photos (Bunchcut), tableau blanc collaboratif (Twiddla), enseignement (Edmodo, Sketchlot…), enseignement supérieur (Renater…), etc.

3- Le knowledge management est la collecte, la sauvegarde et la mise à disposition des connaissances et des savoir-faire.

Avantages et inconvénients

Parmi les avantages du travail collaboratif, citons la réduction des frais de déplacement, le gain de temps, un meilleur partage des connaissances, la réactivité, l’élimination de travaux en doublon, une créativité favorisée, etc.

En revanche, ce type de fonctionnement peut exacerber la compétition entre collaborateurs, diluer les responsabilités ou empiéter sur la vie privée.

Pour en savoir davantage…

http://outilscollaboratifs.com/

http://www.netpublic.fr/2014/05/outils-de-travail-collaboratif-que-choisir/

https://fr.atlassian.com/software/hipchat

 

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