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(et fondements mathématiques)

Les réunions

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Réunions professionnelles : types et intervenants

Dans toute organisation, les réunions sont indispensables. De par leur profession, certains s’en passent allègrement durant toute leur carrière tandis que d’autres semblent y consacrer leur existence. En effet, bien que le principe des réunions soit indiscutable, un excès conduit à la « réunionite », maladie hélas fréquente mais qui se soigne.

Types et objectifs

Une réunion professionnelle est un groupe formel dont les membres sont convoqués à une date fixée pour communiquer. Selon l'objectif visé, il en existe différents types.

La réunion d’information : son but est d’informer, de façon descendante ou ascendante. Il existe tout de même un échange puisque les participants ont la possibilité de poser des questions. L’objet peut être la retransmission d’informations reçues au cours d’une autre réunion, la présentation d’un nouveau produit… Le manager qui fait descendre des informations s’assure que le message est bien compris (sinon, une note de service ou d’information suffit). Les réunions publiques formelles peuvent être assimilées à des réunions d’information descendante particulières (colloques, conférences de presse…). Quant aux réunions d’informations ascendantes, elles ont lieu lorsque le manager dispose d’informations qui semblent contradictoires ou tout simplement lorsqu’il souhaite être mis au courant (à son retour de congé, par exemple !).

La réunion de discussion est un simple échange d’informations sur un thème précis qui doit se traduire par une décision. Ce type de réunion prend la forme d’un débat ou d’une table ronde. Très proche, la réunion de résolution de problèmes : la finalité est là aussi une prise de décision ou, au moins, le recueil d’avis. Exemples : rechercher des idées en vue de réduire un délai de fabrication, trouver une solution pour augmenter la capacité de stockage d’un entrepôt... La réunion de créativité ne réagit pas à un problème mais fondamentalement, le déroulement reste identique. Si l’on recherche un maximum d’idées innovatrices ou d’amélioration en vue de faire un choix, une réunion de créativité peut prendre la forme d’un brainstorming.

La réunion d’évolution : sous ce vocable se cachent les actions de sensibilisation et d’amélioration du climat de travail. Une telle réunion est axée sur l’implication. Contrairement aux autres types qui sont centrés sur la tâche, celle-ci l’est sur le groupe. Exemple : session de formation de sensibilisation à la qualité ou à la sécurité.

La réunion de projet : un projet nécessite souvent plusieurs réunions au cours desquelles les participants font le point sur l’étape qui vient de se terminer et s’entendent sur le déroulement de la phase suivante.

La réunion de négociation : l’objectif est de parvenir à un accord (budget d’un service, négociation paritaire, contrat commercial…). Le nombre de participants est très variable. Il faut être au moins deux ! Mais les rachats d’entreprises et certaines négociations paritaires peuvent nécessiter un grand nombre de participants.

La réunion de service : souvent hebdomadaire, elle est aussi fourre-tout, tenant lieu de réunion d’information, de discussion, de résolution de problèmes et d’évolution. En effet, le chef de service informe et motive mais il attend aussi des suggestions de la part de ses collaborateurs.

Les formes

Les réunions sont soit physiques, et tous les participants se déplacent en un même lieu, soit virtuelles (téléconférences). D’une façon générale, les outils de travail collaboratif permettent non seulement de réaliser des économies (lorsque les participants viennent de lieux différents) mais aussi du temps. Parmi d’autres avantages, ils obligent à davantage de discipline, facilitent l’expression de chacun, sont écologiques puisqu’ils évitent des déplacements, etc. Toutefois, ils ne doivent pas se substituer complètement aux réunions physiques, le face à face restant incontournable pour que des liens sociaux se tissent et perdurent.

Une réunion physique peut être très formelle (avec feuille d'émargement...) mais les plus décontractées ne sont pas moins efficaces (un stand up est une réunion où tout le monde reste debout).

Les intervenants et leur rôle

Différents rôles sont joués par les acteurs de la réunion. Il va sans dire qu’une même personne peut en cumuler plusieurs.

Le décideur (ou initiateur) prend l’initiative de la réunion et de son objet. En principe, il choisit les participants (sauf exceptions : négociation avec les délégués syndicaux, par exemple). L'efficacité de la réunion commence au moment où la décision est prise de l’organiser. En effet, elle doit être le moyen le plus efficace de parvenir à l’objectif : si des e-mails suffisent pour sensibiliser le personnel à un problème, il est inutile d’organiser une réunion, toujours chronophage. Ensuite, il faut que son objet soit bien défini, que seules les personnes concernées soient conviées, que l’animateur soit efficace, etc. La réunion peut se tenir sans l'initiateur (exemple : le DRH délègue ses pouvoirs au responsable des relations sociales).

L’organisateur gère la logistique. Il s’agit souvent de l’assistant(e) du décideur. La logistique de la réunion doit contribuer à son efficacité. Elle est mise en œuvre avant, pendant et après la réunion. L’organisateur n’est pas forcément présent dans le groupe. Bien sûr, la logistique diffère selon que la réunion est physique ou virtuelle. Voir la page préparation des réunions.

Le président de séance est la personne qui a le niveau hiérarchique le plus élevé. Il ouvre et clôt la séance.

L’animateur dirige les débats et détermine le timing. Dans l’absolu, il n’existe pas un style de leadership meilleur que les autres mais il y en aura toujours un qui sera davantage adapté à la situation. Voir la page animation d'une réunion.

L’expert n’intervient que sur le sujet dont il est le spécialiste. Une réunion peut d’ailleurs ne comporter que des experts.

Le secrétaire de séance prend des notes afin de rédiger un compte rendu.

Bien sûr, des participants sans rôle particulier prennent part à la réunion. Leur nombre est très variable. Jusqu’à huit personnes, chacun doit être impliqué. La réunion est alors propice à la prise de décision. Entre neuf et vingt participants, elle est calibrée pour une discussion. Au-delà, c’est le domaine quasi exclusif de la réunion d’information. Il faut en tout cas éviter d'être trop nombreux en raison d'une logistique de la réunion parfois difficile, du coût, de l'inutilité d'inviter des personnes peu motivées et de désorganisations dues aux absences.

Enfin, les intervenants viennent exposer un sujet ou un point de vue mais ne participent pas aux décisions et, bien souvent, n'assistent pas à l'intégralité de la réunion.

Exemple (fictif)

Le secteur des farces et attrapes souhaite se doter d’une convention collective spécifique. Ce projet nécessite plusieurs réunions de négociations entre le patronat et les organisations syndicales. Elles seront physiques car les réunions virtuelles ne sont pas autorisées.

Une association professionnelle des farces et attrapes emploie quelques salariés dont un responsable des ressources humaines, M. X. Il est le « décideur », même s’il n’a aucun pouvoir de décision car l’association professionnelle n’a en l’espèce qu’un rôle d’information et de coordination.

M. X a un assistant et une adjointe. L’assistant est l’organisateur. Il réserve la salle de réunion, le matériel, s’assure que les participants seront disponibles pour quelques dates, envoie les convocations, etc. L’adjointe est une spécialiste du droit du travail. Elle participera à la réunion en qualité d’expert. Comme ses interventions seront très limitées, elle tiendra aussi le rôle de secrétaire de séance.

Les dirigeants d’entreprises productrices de farces et attrapes ont mandaté l’un des leurs comme président de séance pour toute la durée des négociations. Il tiendra aussi le rôle d’animateur. Les autres participants seront les DRH de toutes les sociétés concernées et les représentants des organisations syndicales.

 

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