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(et fondements mathématiques)

La relation entre manager et assistant(e)

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Généralités sur les relations assistant / manager

Parmi les relations qui font vivre une organisation, celles qui lient les managers à leurs assistant(e)s sont toujours un peu particulières. Certaines ne durent pas. « Incompatibilité d’humeur ! ». En revanche, d'autres résistent au temps et au stress. Celles qui montrent la meilleure efficacité sont fondées sur le respect mutuel, ce qui exige de part et d’autre quelques prédispositions, y compris une bonne capacité d’adaptation, et parfois des efforts.

Nous nous placerons implicitement dans la relation classique d’un manager et d’un assistant mais il est courant qu’une seule personne assiste plusieurs cadres ou qu’un directeur ait plusieurs assistants. Ces situations ne bouleversent pas l’analyse.

Subordination et autorité

D’abord, la relation est un lien de subordination. C’est l’un des éléments du contrat de travail. Le manager étant le supérieur hiérarchique de l’assistant, il a un pouvoir d’évaluation du travail, c’est-à-dire de sanction mais aussi de valorisation.

L’autorité du manager repose sur son statut. Mais elle se fonde également sur d’autres éléments qui relèvent de sa personnalité ou de ses compétences professionnelles (charisme, connaissances techniques, réseau relationnel, comportement…). Si un manager n’est pas capable de prendre des décisions ou s’il est réticent à contrôler le travail de ses collaborateurs, son autorité s’en trouve écornée.

Pouvoir

La relation de pouvoir est plus complexe car elle n’est pas à sens unique. Certes, le manager donne des directives à son collaborateur. Mais plus celui-ci s’acquitte de missions et prend la mesure de son poste (essentiellement par la maîtrise de compétences et par l’information), plus il s’impose comme incontournable.

Et plus une personne est indispensable aux autres, plus elle a potentiellement du pouvoir. Ainsi, l’assistant a celui de prendre des décisions mais il a aussi celui de s’opposer à son supérieur hiérarchique ou d’orienter ses choix.

Pour en arriver là, il est important d’adopter une attitude assertive, surtout vis-à-vis de managers qui se positionnent de façon trop « hiérarchique ». L’assertivité est l’affirmation de soi dans le respect de l’autre (donc, ni agressivité, ni soumission, ni manipulation). Elle se traduit par une double capacité : oser dire certaines choses et accepter d’en entendre d’autres.

De son côté, le manager ne doit pas abuser de son pouvoir mais sans tomber non plus dans un laisser-faire contre-productif. En général, son rôle est d’assurer un équilibre gagnant-gagnant pour atteindre les objectifs fixés.

Travail d’équipe

Depuis plusieurs décennies, les relations entre les assistants et leurs managers sont devenues des partenariats dans le but avoué d’être plus efficaces.

Une règle économique de base est que l’organisation du travail se traduit par une synergie. En l’occurrence, l’assistant a des compétences et des qualités que son manager n’a pas. Ce peut être la maîtrise d’une langue étrangère, une capacité d’organisation, une prise de notes très efficace en réunion, etc. Bien souvent, il s’agit de connaissances en bureautique. Cette complémentarité permet aux deux acteurs d’aller plus loin qu’ils ne pourraient aller s’ils étaient seuls.

Une bonne synergie exige que chacun connaisse les compétences professionnelles et les limites de son partenaire. Les missions doivent également être clairement définies afin que l’un n’empiète pas sur le travail de l’autre, ni qu’une partie du travail seulement soit réalisée.

Ainsi l’assistant doit bien cerner le rôle exact du manager, la façon dont il est perçu, quelles relations il entretient avec ses collègues, quel est son véritable pouvoir, s’il a des inimitiés, etc.

Si l’assistant aide son supérieur hiérarchique au quotidien, ce dernier permet en retour à son assistant de se former : formation technique pour que l’assistant devienne et reste le plus efficace possible mais aussi aide à l’épanouissement personnel, notamment en donnant des conseils et en félicitant. Un manager qui se borne à demander des travaux de secrétariat n’a pas compris quel bénéfice il pourrait tirer d’une collaboration plus équilibrée. En revanche, si c’est l’assistant qui ne souhaite pas s’impliquer dans une synergie commune, peut-être doit-il changer de poste…

Toute activité d’équipe repose sur la confiance. Une relation entre un supérieur hiérarchique et son collaborateur ne fait pas exception : confiance en l’autre et… en soi. Mais aussi dans l’organisation et dans ses objectifs : si l’entreprise doit être bientôt liquidée, l’assistant peut bien avoir confiance dans son manager, il n’empêche qu’il ne sera pas motivé pour autant !

Adaptation

Au début d’une relation, chacun vit une période d’adaptation. Certes, le supérieur hiérarchique modifie certainement son comportement mais c’est essentiellement l’assistant qui s’adapte à un style de management, à une façon de communiquer et surtout à la personnalité du manager. Certaines situations exigent un effort particulier, notamment lorsque le supérieur hiérarchique est beaucoup plus jeune que son assistant.

Communication

Les formes de communication sont variées (orales ou écrites, formelles ou informelles, en face-à-face ou en groupe).

Communication ascendante : l’assistant doit rendre compte de façon régulière, même s’il a toute latitude pour prendre certaines initiatives et qu’il dispose de délégations. Pour cela, il convient d’aller à l’essentiel. Il doit comprendre que le temps du manager est précieux et adapter sa façon de communiquer, verbalement ou à l’écrit, à cette contrainte.

Les échanges respectent bien sûr les codes en usage ainsi que les règles admises entre un supérieur hiérarchique et son subordonné. À titre d’exemple, l’assistant ne contredit pas son supérieur en public (illustration du malaise généré par ce type de comportement : l’échange entre le jedi Obi Wan Kenobi et son padawan Anakin Skywalker dans l’Attaque des clones, scène des retrouvailles avec Padmé Amidala).

Communication descendante : la prise de note et l’écoute active permettent à l’assistant de travailler à partir d’instructions précises qui ne seront pas oubliées. Le manager fait quant à lui un effort de clarté et il tient compte du niveau de connaissance que son collaborateur peut avoir sur le sujet.

 

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