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(et fondements mathématiques)

Le suivi de l'effectif

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Suivi de l'effectif dans le bilan social

Parmi les statistiques produites par une DRH, le suivi de l’effectif est incontournable. Celui-ci est d’ailleurs obligatoire pour les entreprises exigibles à l’établissement d’un bilan social puisque ce document commence précisément par une analyse de l’effectif au 31 décembre des trois dernières années.

Rappelons qu’un bilan social est un document de suivi et non un outil de gestion. Les études statistiques permettant des prises de décision en matière d’effectif figurent en page effectif et statistiques.

Neuf rubriques sont prévues par le code du travail. Les huit premières doivent être détaillées selon un découpage habituellement retenu dans la branche d’activité. Par exemple, ce peut être ouvrier, agent de maîtrise et cadre (trois niveaux représentent un minimum). La référence est souvent la grille de la convention collective, ce qui rend la lecture des tableaux incompréhensible pour les analystes extérieurs si aucune note explicative ne les accompagne.

À titre d’exemple, la SNCF présente un découpage à plusieurs niveaux :

niveaux

Les analyses que l'on peut mener à partir de ces rubriques, qui ne concernent que le personnel propre à l'entreprise, doivent aussi prendre en compte le suivi des travailleurs extérieurs (présenté juste après dans le bilan social).

En pratique, une difficulté réside dans le design du document. Certaines entreprises préfèrent synthétiser trois critères en un seul tableau (par exemple niveau hiérarchique, sexe et tranche d’âge, ceci sur les trois années et en ajoutant des sous-totaux), ce qui certes permet des études détaillées mais devient illisible pour un lecteur lambda !

1- L’effectif total au 31 décembre

Quelle que soit la nature du contrat de travail, tout salarié figurant à l’effectif à cette date doit être comptabilisé.

Cet indicateur est souvent croisé avec un autre, soit parmi ceux qui doivent obligatoirement figurer au bilan social (voir les rubriques suivantes), soit avec un autre critère porteur de sens pour l’entreprise. Par exemple, ADP (Aéroports de Paris) ajoute le secteur géographique (siège, Orly, Roissy-Charles de Gaulle, le Bourget, autres) et même la direction.

Certaines organisations ajoutent une rubrique (nommons-la 1bis), celle des ETP (effectifs à temps plein) où par exemple, un salarié à mi-temps n’est comptabilisé que pour 0,5.

La définition d’un salarié présent à l’effectif est parfois précisée. C’est une démarche louable car les définitions ne sont pas normalisée. Si besoin, un tableau supplémentaire vient recenser les personnes présentes dans la base de données mais qui ne participent pas à l’activité (congés sans solde et sabbatique, maladie de longue durée, préavis non effectué, etc.). Il existe parfois une distinction entre le personnel « mis à disposition » d’une filiale, c’est-à-dire payé par l’entreprise, et le personnel « détaché » qui ne figure pas à l’effectif de la maison-mère mais qui peut l’intégrer (ou la réintégrer) de plein droit. En tout cas, un paragraphe doit apporter toutes les précisions de définition utiles à une bonne compréhension des tableaux.

D’une façon générale, tous les indicateurs qui sont des photographies au 31 décembre (sections 1, 3, 5, 6, 7, 8 et 9) doivent être interprétés avec prudence. Selon l’activité, l’effectif peut être particulièrement élevé à ce moment de l’année ou au contraire très bas et dans un cas comme dans l’autre peu représentatif.

2- L’effectif permanent

Il s’agit des salariés à temps plein, inscrits à l’effectif durant toute l’année et bénéficiant d’un CDI.

Ce décompte permet d’éviter l’écueil d’une non-représentativité au 31 décembre mais le fait de retirer les embauches et les départs et de ne retenir que les temps pleins rend cet indicateur peu intéressant.

3- Le nombre de salarié titulaires d’un CDD au 31 décembre

C’est un extrait de la première rubrique. Parfois, le détail est déjà intégré dans celle-ci, ce qui rend un nouveau tableau caduc. Un détail par type de contrat peut être apporté : saisonniers, intermittents… Il est possible de croiser ce critère avec un autre (sexe ou temps de travail).

4- L’effectif mensuel moyen

Cet indicateur est plus intéressant que les précédents dans la mesure où il est obtenu sur l’année entière. C’est la somme des effectifs de chaque fin de mois divisée par 12. Il est encore plus intéressant lorsqu’il est complété par des ETP moyens puisque cet indicateur peut alors être rapproché de la masse salariale.

En cas de reclassement, un salarié peut apparaître dans une catégorie pour une partie de l’année et dans une autre pour une autre partie.

5- La répartition par sexe de l’effectif au 31 décembre

Bien souvent, cette répartition est déjà incluse dans la rubrique 1 qui croise le sexe avec le niveau hiérarchique.

6- La répartition par âge au 31 décembre

Il faut distinguer au moins quatre classes d’âges, dont une inférieure à 25 ans. Dans la forme, ce peut être un tableau ou une pyramide des âges.

Dans la mesure où les entreprises ont l’habitude de croiser les tranches d’âge avec le sexe, la quantité d’informations fournies rend souvent la lecture de cette rubrique indigeste (rappelons qu’un croisement avec la catégorie hiérarchique est obligatoire, ce qui entraîne l’établissement de tableaux à trois dimensions).

7- La répartition par ancienneté au 31 décembre

Aucun découpage minimal n’est imposé. Une pyramide des anciennetés jointe à un tableau peut rendre celui-ci plus lisible. Là aussi, gare à l’indigestion de chiffres. À titre d’exemple, la SNCF qui découpe les âges par tranches de trois ans produit un tableau de 486 cases et Renault qui les découpe en tranches de quatre années mais qui croise cet indicateur avec le sexe présente un tableau de 504 cases !

8- La répartition selon la nationalité au 31 décembre

Le bilan social n’impose pas de distinguer toutes les nationalités mais d’indiquer le nombre de Français et le nombre d’étrangers (ici encore par niveau hiérarchique). Toutefois, il n’est pas rare que soient précisées la part d’étrangers de l’Union européenne et celle d’étrangers hors UE. Bien que très rare, un découpage plus fin peut apparaître (Cf. le bilan social de Renault).

9- La répartition selon une structure de qualification au 31 décembre

Un détail selon cinq niveaux minimum doit être fourni. Cet indicateur est donc plus précis que celui de la rubrique 1 et il doit distinguer les hommes des femmes. Pour éviter des redondances, les entreprises se contentent souvent de celui-ci, qui remplace alors les rubriques 1 et 5 ; c’est donc par lui que commence souvent le bilan social.

 

 

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